PERBEDAAN VIRTUAL OFFICE DENGAN SERVICE OFFICE

By August 30, 2017Artikel
PERBEDAAN-VIRTUAL-OFFICE-DENGAN-SERVICE-OFFICE

            Saat ini, tak hanya kota-kota besar seperti Jakarta, dimana mulai banyak sekali bermunculan perusahaan-perusahaan baru atau bisnis start-up. Bisnis-bisnis baru bermunculan bak jamur di musim hujan ini membawa angin segar bagi pertumbuhan ekonomi negara. Banyak sekali perusahan yang membangun brandingnya dengan sangat baik. Tak hanya branding produk yang mereka unggulkan, ada juga beberapa perusahan yang kemudian menambahkan dengan branding perusahaannya dengan pelayanan satu atap di lokasi-lokasi bergensi di jantung kota. Penyediaan layanan kemudahan satu atap ini seperti ini sepertinya sudah menjadi syarat wajib bagi beberapa perusahaan. Salah satu  cara  untuk meningkatkan pelayanan bagi sebuah perusahaan adalah memiliki ruang kantor yang representatif, mudah dijangkau dan memiliki segudang fasilitas pendukung lainnya.

Konsep ini biasa dikenal dengan service office. Dimana sebuah perusahaan memiliki tempat secara fisik untuk menjalankan aktifitas perusahaan. Tempat bertemunya antar pegawai, tempat dimana perusahaan dengan klien duduk berdiskusi di satu tempat. Dari istilahnya, bisa difahami bahwa ini merupakan bentuk pelayanan langsung menyentuh orang-orang yang  berkontribusi pada  perusahaan tersebut. Ruang kantor yang representatif, elegan, aman dan bersahabat. Memiliki berbagai fasilitas seperti keamanan tingkat tinggi selama 24 jam sehari selama tujuh hari tanpa putus. Luas dan nyamannya area parkir yang disediakan.  Pemilihan lokasi perusahaan yang  mudah dijangkau dari semua  area kota menggunakan transportasi massal.

Bagi calon klien, mengetahui bahwa perusahaan itu benar-benar memiliki kantor, ditambah lagi dengan kesesuaian alamat yang dicantumkan, minimal, sudah memberikan kepercayaan awal kepada perusahaan. Klien merasa aman untuk melakukan transaksi lanjutan pada perusahaan yang memang bukan abal-abal yang bisa saja memiliki alamat namun tidak ditemukan, tidak dikenal bahkan tidak ada alamat seperti yang dicantumkan. Bayangkan, saat klien datang dan disambut pegawai yang ramah, mendapati suasana yang nyaman saat menyampaikan keluhan, ditanggapi dengan baik, cepat dan solutif. Tentu akan membuat klien Anda makin jatuh cinta dengan perusahaan bukan?.

Beberapa perusahaan memilih konsep ini untuk membangun jati diri dan memperkokoh perusahaan yang dimilikinya. Perusahaan kecil atau bahkan perusahaan besar pun masih banyak yang menggunakan konsep ini. Walau ada yang mengatakan ini adalah konsep tradisional, dimana klien dan perusahaan harus bertatap wajah, namun cara ini masih diminati sebagian besar perusahaan. Mereka beranggapan, memang diperlukannya tempat bertemu yang representatif, dimana pegawai yang datang dengan membawa ide, siap duduk manis di kantor dengan suasana yang sudah dikondisikan perusahaan.

Saat ini bisa kita lihat mulai berjamurnya tawaran-tawaran penyewaan atau bahkan pembelian gedung atau ruang kantor dan fasilitas lengkap layaknya perusahaan besar. Lokasi , ragam fasilitas hingga harga yang bersaing banyak ditemukan di kota-kota besar. Bila dilihat dari pilihan lokasi misalnya, Anda bisa memilih lokasi  gedung perusahaan di pusat kota yang terintegrasi dengan ragam jalur transportasi massal, di tengah perumahan kota mandiri  yang tidak terlalu padat atau ingin menyasar daerah pinggiran kota besar untuk mengembangkan sayap perusahaan pun bisa dipertimbangkan. Tak hanya itu, ragam fasilitas yang ditawarkan pun, biasanya disediakan lengkap. Mulai dari area parkir yang luas dan aman, dibantu tim keamanan terlatih yang siap melayani 24 jam sehari tujuh hari dalam seminggu. Fasilitas keamanan dalam penyimpanan aset-aset berharga perusahaan. Resepsionis ramah dan cakap yang mampu membantu menghubungkan klien pada perusahaan anda. Gratis akses wifi, air, listrik bahkan pantry dan kelengkapannya. Kemudahan akses keluar masuk 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu bagi pemilik bisnis terhadap ruang kantor. Ditambah dengan telepon perusahaan yang terakses pribadi.

Ruang kantor yang nyaman dengan pilihan furnitur terbaik di kelasnya juga sudah disiapkan. Pemilik perusahaan hanya tinggal datang, duduk dan siap bekerja mengembangkan ide yang ada, urusan kebersihan, keindahan dan keamanan sudah diatur oleh pemilik gedung Penyewa atau pembeli ruang kantor tak perlu ambil pusing untuk urusan tersebut. Penataan ruang kantor ini biasanya menggunakan jasa design interior guna menunjang sebuah nilai pada perusahaan yang akan menggunakannya nanti. Bagi perusahaan yang memiliki dana berlebih, yang ingin memiliki kantor sendiri, tentu membutuhkan layanan tambahan, seperti mendesign kembali penempatan dan bagian-bagian ruangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penentuan dimana lokasi penerimaan tamu, ruang service area, ruang rapat besar atau ruang rapat kecil, semua ditata sedemikian rupa dengan melihat kebutuhan perusahaan. Pemilik perusahaan tinggal mendiskusikan di awal terkait kebutuhannya akan ruang, penyedia gedung tentu akan membantu menyelesaikan kebutuhan itu dengan perjanjian yang telah disepakati.

Harga yang ditawarkan untuk gedung atau ruang kantor pun sangat bervariatif. Bisa disesuaikan dengan dana perusahaan. Biasanya, bagi perusahaan yang menyewakan gedung perkantoran yang bersifat serviced office, akan menawarkan harga bersahabat dengan aneka paket yang bisa dipilih. Ditambah lagi yang sifatnya bisa mengakomodir semua kebutuhan perusahaan dalam hal ruang kantor yang dibutuhkan.  Bagi pemilik bisnis yang baru mulai bergerak dengan keterbatasan dana, bisa juga menggunakan kantor bersama. Dalam arti sesungguhnya, dua atau tiga perusahaan menggunakan atau menyewakan satu area kantor besar yang diberi sekat besar antar pemilik bisnisnya. Namun mereka menggunakan ruang rapat secara bergantian dengan proses yang disepakati diawal. Hal seperti ini biasa dilakukan oleh para pemilik bisnis start-up yang baru merintis bisnisnya. Join kantor yang  bisa memangkas biaya penyewaan kantor yang cukup besar, namun mereka bisa memiliki tempat representatif untuk bertemu dengan klien atau sekedar rapat harian di ruang rapat kecil yang disediakan.

Pemilihan konsep service office ini merupakan pilihan yang bijak saat sebagian besar klien masih membutuhkan ruang tatap muka dengan perusahaan yang dipilih. Ruang diskusi saat bertemu langsung dengan pemilik perusahaan membicarakan berbagai hal yang bisa diselesaikan di kantor atau tempat yang memang dimiliki perusahaan. Saat berdiskusi di lokasi perusahaan, akan memberikan kesan aman dan nyaman bagi klien. Ketika ada kebutuhan untuk mengakses data-data yang diperlukan, dapat dengan cepat dan mudah dijangkau karena berada di kantor sendiri. Berbeda dengan virtual office, dimana pegawai tidak memerlukan kantor secara fisik untuk bertemu dengan klien. Mereka cukup bertemu di dunia maya melalui internet, mengerjakan tugas perusahaan dimana dan kapan pun. Namun, ada hal yang tidak bisa didapat saat perusahaan bertemu dengan klien di ‘udara’, mereka tidak bisa melihat gesture tubuh secara menyeluruh sang lawan bicara ketika bertemu melalui dunia maya. Ini mungkin mengapa banyak perusahaan masih menggunakan konsep service office dalam kesehariannya.

Kalau perusahaan bisa memberikan rasa aman dan nyaman kepada klien saat bertatap wajah, merasakan langsung keramahan para pegawainya, bukan tidak mungkin akan terjadi transaksi lanjutan yang diinginkan, bukan?. Jadi, yang kata orang, perusahaan besar masih menggunakan cara tradisional, kalau memang masih dibutuhkan perusahaan, mengapa ragu untuk tetap menggunakannya?.

Leave a Reply