Bagaimana Cara Kerja Virtual Office?

By October 23, 2017Artikel
cara-kerja-virtual-office

Di artikel ini akan menjelaskan secara lengkap tentang, bagaimana sih cara kerja virtual office perusahaan yang menggunakan virtual office menjalankan bisnisnya, dan tentang keuntungan dan kelebihan ketika menggunakan virtual office. Simak terus penjelasannya.

 

Virtual office sudah banyak bermunculan di beberapa kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, hingga Malang sekalipun. Beberapa pekerja terutama yang memilih sebagai freelancer lebih memilih tempat ini karena dianggap lebih tenang, nyaman, dan memberikan suasana baru.

Nah, membicarakan virtual space, seperti apa sih tempat itu?

Virtual office pada dasarnya tetap kantor, tapi virtual atau tidak nyata karena hanya berbentuk ruangan yang tidak terlalu luas. Kalau kantor pada umumnya memiliki bangunan yang tetap dan luas. Kantor dalam virtual office adalah ruangan kerja yang ditata sedemikian rupa sehingga menjadi ruangan yang nyaman.

Seseorang atau perusahaan yang menggunakan virtual office biasanya menyewa selama beberapa jam, harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan. Setelah menyewa, mereka diperkenankan bekerja di sana dan menggunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan termasuk ruang meeting dan akses internet.

Oh ya, untuk mengenal lebih jauh tentang virtual office, simak uraiannya di bawah ini.

Cara Kerja Virtual Office

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, virtual office adalah kantor tidak nyata yang bisa digunakan oleh siapa saja. Untuk mendapatkan ruangan pada virtual office, Perusahaan harus menyewa ruangan dengan durasi waktu tertentu. Biasanya penyedia layanan kantor virtual menyediakan beberapa paket ruangan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Ruangan yang sering dipakai adalah aula umum. Tempat ini biasanya memiliki banyak meja dan kursi yang memiliki colokan listrik. Penyewa bisa bekerja di sini setelah membayar uang sewa selama beberapa jam. Selanjutnya ada ruangan yang lebih privat berupa kubikel, ruang kerja eksklusif, hingga ruang rapat.

Untuk ruangan dalam bentuk coworking space yang luas, penyewa bisa mendapatkan akses internet dan listrik. Sementara itu untuk ruangan kerja yang lebih eksklusif, penyewa bisa memanfaatkan proyektor hingga mesin printer dan fotokopi.

Kalau penyewa ingin bekerja di sini, mereka cukup datang dan bayar uang sewanya. Ruangan dalam bentuk aula biasanya tidak perlu dipesan terlebih dahulu.

 

Contoh Virtual Office di Indonesia

3-ORGAN-PENTING-DALAM-PERUSAHAAN

Virtual office terus berkembang dengan pesat di berbagai daerah. Salah satu contoh virtual office di Indonesia adalah Legalo yang terletak di Jakarta Selatan. Di tempat ini, pekerja bisa menyewa beberapa layanan yang disediakan selama beberapa jam atau tahunan.

Legalo menyediakan beberapa ruangan yang dikhususkan untuk perusahaan dalam skala kecil hingga besar. Ada ruangan yang memiliki meja dengan 6 kursi, 10 kursi, hingga paket-paket bundling yang akan memudahkan perusahaan dalam melakukan aktivitas bisnisnya.

Salah satu kelebihan dari Legalo adalah menyediakan alamat untuk surat menyurat. Perusahaan bisa menggunakan alamat dari bangunan ini sebagai alamat perusahaannya yang resmi. Selain itu, pihak pengelola juga membantu perusahaan untuk kepengurusan domisili yang sesuai hukum.

Segala bentuk aktivitas bisnis yang tidak melanggar hukum diperbolehkan di sini. Bahkan, pihak Legalo juga membantu penyewa virtual office untuk membuat status resmi perusahaannya (legal).

 

Kelebihan Virtual Office

Bagaimana-Menentukan-Badan-Usaha-Yang-Tepat

Kemunculan virtual office yang masif di beberapa kota besar di Indonesia bukan tanpa sebab. Pekerja terus mencari perusahaan virtual office karena mereka memiliki beberapa kelebihan yang terdiri dari:

  1. Mengemat Operasional Kantor

Memiliki bangunan kantor sendiri akan membuat perusahaan harus mengeluarkan cukup banyak biaya operasional. Pertama biaya listrik dan air yang pasti besar kalau jumlah pegawainya banyak. Dengan virtual office, biaya untuk dua hal ini sudah perlu dipikirkan lagi. Semua sudah masuk ke dalam biaya sewa yang dipilih oleh perusahaan atau individu.

Selain biaya operasional untuk listrik dan juga air, penyewa tidak perlu memikirkan masalah koneksi interne nirkabel. Perusahaan virtual office sudah menyediakan koneksi internet untuk menunjang pekerjaan para penyewanya.

Biaya lain yang tidak perlu dikeluarkan oleh perusahaan saat menyewa virtual office adalah inventaris seperti meja, kursi, AC, dan peralatan lain seperti mesin fotokopi dan pindai. Semuanya sudah disediakan dengan lengkap sehingga perusahaan tinggal datang dan bekerja dengan maksimal.

  1. Bisa Berganti-ganti Kantor

Beberapa pengelola virtual office memberikan paket sewa yang bervariasi mulai dari bulanan hingga tahunan. Kalau perusahaan sudah merasa kerasan berada di sana bisa memperbarui kerja sama sewa di akhir periode. Namun, kalau ingin suasana baru bisa pindah ke tempat baru yang sekiranya lebih kondusif.

Perusahaan yang memiliki kantor tetap tidak akan bisa berpindah sesuka hati. Saat pindah, mereka pun harus mengeluarkan banyak biaya untuk menyewa atau mungkin membangun kantor. Dengan virtual office, pindah bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa terikat dengan masalah biaya.

Kalau perusahaan ingin dekat dengan klien atau tempat-tempat yang strategis, bisa memilih lokasi virtual office yang berada di tengah kota. Sementara itu, pekerja kreatif yang ingin suasana aman dan nyaman dalam bekerja bisa ke kawasan pinggiran kota yang tidak terlalu ramai dan macet.

  1. Meningkatkan Gengsi Perusahaan

Tidak bisa dimungkiri lagi kalau memiliki kantor sendiri meningkatkan gengsi dari sebuah perusahaan. Bahkan, meski perusahaannya hanya kecil, namanya bisa dikenal dengan baik oleh banyak kolega atau klien yang menggunakan jasanya.

Salah satu paket layanan dari virtual office seperti yang dilakukan juga oleh Legalo adalah memberikan alamat perusahaan. Jadi, meski kantornya hanya virtual dan terdiri dari satu ruangan saja, perusahaan bisa menggunakan alamat itu untuk domisili resminya. Kalau ada keperluan surat menyurat, pihak pengelola virtual office akan langsung melakukan sortir dan diberikan ke perusahaan yang tertera.

Jadi, meski hanya menyewa satu ruangan saja, perusahaan penyewa tetap memiliki kantor resmi yang diakui oleh hukum.

  1. Bisa Dijadikan Kantor Pusat

Dewasa ini bekerja tidak harus bertatap muka setiap hari. Sebuah perusahaan bisa merekrut banyak pegawai tanpa memiliki kantor sama sekali. Semua pegawai bekerja secara remote dan berkomunikasi secara realtime dengan fasilitas internet. Diskusi kerja bisa dilakukan dengan video call agar bisa bertatap muka secara virtual.

Dengan virtual office, mau merekrut sebanyak apa pun pegawai tidak masalah. Toh tidak akan ada biaya operasional yang banyak. Beberapa penyedia virtual office hanya membanderol harga tahunan sekitar Rp4,5 juta setahun untuk satu ruangan dengan 5-6 kursi. Virtual office bisa membuat perusahaan berjalan dengan lancar dan mudah.

  1. Keuntungan yang Didapatkan Semakin Besar

Masih menyambung poin sebelumnya, virtual office akan membuat perusahaan bebas merekrut banyak pekerja. Dengan banyak pekerja, berbagai proyek dari klien bisa dikerjakan dengan baik sehingga keuntungan yang diperolah akan meningkat. Nah, karena bekerjanya tidak memerlukan operasional yang besar, keuntungan yang didapatkan bisa semakin besar.

Daripada uangnya digunakan untuk operasional lain, akan lebih baik digunakan untuk kemajuan perusahaan atau menyejahterakan pekerjanya. Dengan cara ini, semua pihak akan mendapatkan keuntungan sehingga kinerja perusahaan bisa terus meningkat tanpa perlu memiliki lokasi sendiri.

  1. Lebih Diminati Klien

Klien yang ada di luar sana memiliki cara pikir dan pandang yang berbeda-beda. Ada yang lebih menekankan pada hasil ada juga yang menekankan pada impresi pertama. Untuk klien yang berorientasi pada hasil, perusahaan atau individu tidak perlu kebingungan dengan masalah tempat kerja agar lebih profesional dan memiliki nilai lebih.

Sementara itu klien yang ingin semuanya tampak sempurna pasti melihat perusahaan dari alamatnya. Dengan memiliki alamat, mereka akan percaya kalau perusahaan itu nyata dan pasti bisa bekerja dengan baik. Sementara itu, perusahaan yang tidak memiliki alamat akan dianggap abal-abal sehingga klien urung melakukan kerja sama.

Virtual office memberikan alamat resmi untuk perusahaan yang menggunakan layanan mereka. Bahkan arus surat-menyurat juga dilayani sehingga tingkat keprofesionalan sebuah perusahaan bisa meningkat. Klien yang sedang didekati atau ditawari kerja sama akan susah menolak.

  1. Lebih Hemat Waktu

Masalah terpelik bagi pekerja yang berada di kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Bandung adalah kemacetan. Setiap hari, mereka harus berangkat pagi agar bisa datang tepat waktu dan pulang harus sampai malam karena terjebak macet di jalanan.

Dengan virtual office, pekerja tidak harus datang ke kantor. Mereka bisa bekerja di mana saja. Asal ada virtual office yang menyediakan coworking space, pekerjaan bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja. Pekerja tidak perlu membuang waktunya di jalanan selama berjam-jam hanya untuk datang ke kantor.

Kalau perusahaan ingin semua pegawainya datang ke virtual office, mereka bisa memilih lokasi yang jarang macet. Jadi, pekerja bisa datang tepat waktu dan pulang tanpa perlu berkutat dengan panasnya angkutan umum.

Nah, dengan waktu luang yang banyak, pekerja bisa memanfaatkannya untuk keluarga. Selama ini pekerja yang berada di kota besar susah memiliki momen bersama keluarga karena harus berangkat pagi buta dan pulang terlalu malam, bahkan mendekati pagi.

  1. Mendapatkan Banyak Pekerjaan

Bekerja di virtual office juga sangat menguntungkan untuk individu yang bekerja secara independen. Mereka yang bekerja di sini bisa mendapatkan pekerjaan dari berbagai klien yang ada di dunia maya. Misal seorang desainer bisa mengerjakan pekerjaannya di sini dengan nyaman lalu setelah selesai mengirimnya secara langsung ke klien yang berada di luar negeri.

Bekerja di virtual office akan membuat siapa saja bisa mendapatkan penghasilan yang banyak. Terlebih kalau dalam satu hari bisa mengerjakan pekerjaan dari beberapa klien yang berbeda. Hanya berbekal laptop dan koneksi internet, seseorang bisa memiliki kantor sendiri.

Artikel terkait: Prosedur Memulai Bisnis yang Legal dengan Virtual Office

Kekurangan Virtual Office

Mengenal-Lebih-Jauh-Kekuasaan-Tertinggi-Perseroan-Terbatas

Meski memiliki banyak kelebihan, virtual office masih memiliki sisi negatif yang harus diterima oleh penggunaannya. Berikut beberapa kekurangan yang harus diwaspadai.

  1. Hubungan dengan Karyawan Kurang Dekat

Para pengguna virtual office biasanya perusahaan yang memiliki banyak pekerja, tapi terhubung secara virtual. Komunikasi dengan pekerja mungkin terjadi dengan baik di platform yang digunakan. Namun, percakapan pasti lebih banyak berhubungan dengan perusahaan sehingga ikatan personalnya kurang.

Kekurangan ini mungkin terlihat biasa, tapi bisa mengganggu pekerjaan kalau ada perselisihan. Nah, agar hubungan yang kurang dekat ini tidak terjadi, perusahaan mungkin bisa melakukan pertemuan rutin tatap muka setiap 6 bulan sekali atau kurang dari itu. Saat bertemu, keakraban bisa dijalin agar pekerja tahu yang mana pemimpinnya, begitu sebaliknya.

  1. Kadang Kurang Fokus

Bekerja di virtual office bisa membuat beberapa orang kurang fokus. Pertama, tidak semua orang bisa bekerja dalam kerumunan terutama di wilayah coworking space. Kedua, ada pekerja yang butuh ruangan sepi sementara di kantor virtual kerap ramai.

Nah, solusi untuk pekerja yang tidak bisa bekerja di ruangan yang ramai adalah menyewa ruangan tertutup. Perusahaan virtual office seperti Legalo menyediakan ruangan tertutup yang bisa digunakan oleh perusahaan agar pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih private dan fokus.

  1. Waktu Kerja Kerap Disepelekan

Salah satu masalah terbesar yang kerap disepelekan oleh pekerja yang banyak menghabiskan waktu di virtual office adalah jam kerja. Mereka yang menyelesaikan pekerjaan jarak jauh kerap santai dan merasa waktu tidak perlu dipermasalahkan. Akhirnya ada yang bekerja mulai dari siang atau bahkan tengah malam.

Untuk pekerjaan freelance dari klien lain mungkin bisa diterapkan metode asal selesai. Namun, yang bekerja di perusahaan, pekerjaan harus tetap dikerjakan tepat waktu. Meski tidak ada finger print, bekerja tetap dikerjakan dengan skema waktu normal. Misal jam yang disepakati berjalan mulai pukul 10.00-18.00, pegawai harus online di jam yang ditentukan.

Bekerja sesuai waktu yang ditentukan akan meminimalisasi kemoloran, kesalahan, dan kegagalan. Kalau selalu aktif di jam yang ditentukan, komunikasi dan juga arahan bisa berjalan dengan lancar sehingga apa saja yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan hasilnya maksimal.

 

Pertimbangan Sebelum Memilih Virtual Office

Pentingnya-Domisili-Bagi-Perusahaan-Dari-Kacamata-Hukum

Virtual office memberikan cukup banyak kelebihan terutama perusahaan atau startup yang baru memulai bisnisnya. Mereka tidak perlu kebingungan untuk memiliki kantor dan segala isinya. Cukup menyewa virtual office, pekerjaan kantor dan segala sistemnya bisa berjalan dengan baik.

Nah, sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan perusahaan virtual office, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan terlebih dahulu, berikut selengkapnya.

  1. Lokasi dari Virtual office

Lokasi adalah hal utama yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan atau individu sebelum memilih virtual office. Dengan lokasi yang strategis atau yang tidak terlalu macet aksesnya, pekerja bisa melakukan aktivitasnya dengan baik. Mereka tidak perlu telat kerja dan pulang bisa tepat waktu.

Selanjutnya, dengan lokasi yang baik, perusahaan bisa memudahkan alur surat-menyurat.  Alamat dari virtual office bisa perusahaan gunakan sehingga klien pun bisa dengan mudah mengirim berkas atau mungkin datang ke lokasi untuk melakukan pertemuan guna membahas kerja sama.

  1. Sistem Perusahaan

Ada satu hal yang harus dipahami oleh perusahaan yang ingin menyewa virtual office: tidak semua jenis pekerjaan bisa dilakukan di sini. Kalau virtual office hanya digunakan untuk kantor standar yang pekerjanya mengurusi berkas saja tidak masalah. Namun, kalau membutuhkan fasilitas tambahan yang lebih spesifik tidak bisa dilakukan.

Jadi, tentukan dahulu virtual office akan digunakan untuk apa. Kalau fungsinya hanya untuk head office atau tempat pembuatan konten baik tulisan atau desain, kantor virtual ini masih bisa difungsikan dengan maksimal. Fasilitas yang ada di sana masih bisa mendukung setiap pekerjaan yang dilakukan.

  1. Fasilitas yang Ditawarkan

Fasilitas adalah hal mutlak yang harus dipertimbangkan sebelum memilih dan melakukan kerja sama dengan penyedia layanan virtual office. Untuk perusahaan yang ingin bergerak ke ranah profesional, diwajibkan untuk memilih layanan yang memberikan alamat atau domisili secara resmi. Dengan domisili resmi, arus surat-menyurat bisa berjalan dengan lancar.

Selain alamat, perusahaan juga harus mempertimbangkan layanan lain seperti lokasi bebas pajak hingga resepsionis. Dengan layanan itu, virtual office bisa seperti kantor sesungguhnya sehingga pegawai bisa bekerja dengan lancar.

Setelah masalah domisili dan hal teknis lainnya, perusahaan juga harus mempertimbangkan koneksi internet yang lancar, listrik yang tidak pernah padam, air lancar, dan fasilitas tambahan seperti kantin serta ruangan untuk fotokopi dan memindai berkas.

  1. Pegawai yang Direkrut

Pada dasarnya, bekerja secara online bisa dilakukan  di mana saja. Bahkan dengan jumlah pegawai yang tidak terbatas. Sayangnya, untuk mengatur banyak pekerja dibutuhkan staf khusus yang harus bertemu setiap hari dan mendiskusikan segala permasalahan yang ada. Untuk itu, dibutuhkan kantor yang bisa menaungi setiap kebutuhan dari pekerja.

Sebelum menyewa virtual office, pastikan dahulu berapa orang yang akan ngantor di sana secara rutin. Kalau tim yang dibawahi tidak terlalu banyak bisa menyewa ruangan yang bisa digunakan untuk 5-6 orang saja. Kalau timnya terus besar bisa berganti ruangan agar bisa diisi hingga 8-10 orang.

  1. Kenyamanan

Katakanlah ruangan yang disewa oleh perusahaan atau perorangan sudah nyaman. Meja menggunakan bahan yang lembut di kulit dan kursi empuk. Namun, suasana di luar ruangan tidak mendukung. Misal, bagian aula untuk coworking space selalu ramai sehingga kalau ingin refreshing ke sana tidak bisa dilakukan.

Selanjutnya masalah toilet, air, dan makanan yang ada di kantin. Kalau kantin memiliki makanan yang tidak enak dan mahal, tentu pegawai bingung mau makan siang di mana agar tidak boros. Hal-hal seperti ini terlihat sepele, tapi bisa membuat pegawai dari sebuah perusahaan tidak nyaman berada di virtual office.

Artikel terkait: PERBEDAAN VIRTUAL OFFICE DENGAN SERVICE OFFICE 

 

Jenis Pekerjaan/Perusahaan yang Cocok di Virtual Office

legalo

Sebagai salah satu penyedia ruang kerja bersama, Legalo adalah contoh perusahaan virtual yang banyak membantu pekerja. Umumnya, pekerjaan yang bisa dilakukan di virtual office tidak menuntut banyak hal seperti beberapa contoh di bawah ini.

  1. Desain

Perusahaan atau perorangan yang bekerja di bidang desain bisa bekerja di sini dengan baik. Koneksi internet yang disediakan oleh sebagian besar virtual office sangat cepat. Untuk mengirim berkas desain ke klien bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Selanjutnya, kalau perusahaan menyewa ruangan untuk kantor, suasana yang nyaman dan lengang cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi ini.

  1. Menulis dan Menerjemahkan

Virtual office cocok untuk pekerjaan penulis. Perusahaan yang bergerak di bidang kepenulisan baik itu novel, konten web, konten promosi, hingga menerjemahkan konten ke bahasa tertentu. Pekerjaan jenis ini membutuhkan koneksi internet cepat dan suasana yang nyaman agar bisa konsentrasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

  1. Digital Media

Digital media tidak hanya berurusan dengan menulis dan desain saja. Perusahaan yang startup-nya banyak bermunculan ini juga bergerak di bidang promosi secara online, membuat video, dan konten kreatif lainnya. Virtual office menyediakan semua kebutuhan digital media sehingga pekerjaan bisa dilakukan dengan maksimal.

  1. Startup

Aneka startup terutama yang digital bisa menggunakan virtual office untuk memulai bisnisnya. Perusahaan yang masih mulai dari nol biasanya tidak memiliki banyak dana untuk menyewa  atau membuat kantor. Virtual office bisa dijadikan solusi sehingga startup memiliki ruangan kerja dan yang paling penting dari semua memiliki alamat sehingga lebih dipercaya oleh rekan kerja atau klien.

Demikianlah uraian tentang pengertian virtual office, contoh, dan hal-hal lain berkaitan dengan bisnis penyedia ruang kerja. Ke depannya, kantor virtual ini akan terus tumbuh untuk menjawab kebutuhan ruang kerja yang lebih fleksibel.

 

Layanan LEGALO Virtual Office

Berdasarkan empat ulasan di atas, eksistensi virtual office di TB Simatupang ternyata berdampak langsung terhadap model kerja yang lebih modern dan profesional. Informasi tentang layanan Legalo Virtual Office selengkapnya bisa Anda dapatkan dengan menghubungi 021–80674900/085959533365.

Leave a Reply

Chat dengan kami