8 Hal yang Harus Diketahui Sebelum Memulai Bekerja di Coworking Space atau Virtual Office
Dalam menjalankan suatu bisnis yang profesional, memiliki sebuah kantor adalah hal yang perlu dilakukan. Dari sisi internal, kantor diperlukan sebagai tempat untuk beraktivitas dan menunjang operasional perusahaan. Sementara itu di sisi eksternal, perusahaan yang memiliki kantor jelas tentu menjadi lebih bonafide di depan para konsumen.
Namun, memiliki sebuah kantor pun bukan perkara yang mudah—terutama di zaman sekarang. Harga properti yang melambung kerap membuat para pelaku bisnis yang baru merintis usaha menjadi gigit jari. Modal yang masih belum terlalu besar menjadi kendala untuk memiliki ruangan konvensional baik dengan cara membeli maupun menyewa.
Karena itu, kehadiran coworking space dan virtual office menjadi seperti angin segar bagi kehidupan bisnis di Indonesia, khususnya bagi pemain baru. Kini tanpa harus membayar mahal, pelaku UMKM atau startup dapat memiliki sebuah ruangan untuk melakukan produktivitas tanpa terlalu terbebani biaya operasional.
Coworking Space
Sebagai penggiat startup, istilah coworking space tentu bukan lagi hal yang baru. Ruang kerja bersama ini memang semakin menjadi sahabat baru bagi para freelancer, pekerja remote, pelaku startup, dan para digital nomad lainnya.
Secara harfiah, coworking space ialah sebuah ruang bersama yang digunakan untuk melakukan pekerjaan. Di tempat ini, baik individu maupun kelompok dapat menyewa sebuah ruang untuk melakukan pekerjaan mereka. Dengan kata lain, coworking space menjadi sebuah tempat kerja yang memungkinkan penggunanya menyewa ruangan dengan pilihan paket keanggotaan secara harian, mingguan, bulanan, atau sesuai kebijakan coworking space masing-masing.
Keuntungan Menggunakan Coworking Space
Semakin hari, jumlah coworking space yang berdiri semakin banyak. Tidak hanya di kota-kota besar, daerah berkembang pun mulai melek akan tren ini. Lantas, apa saja keuntungan dari startup atau UMKM menggunakan layanan coworking space?
- Biaya sewa yang murah
Dibandingkan harus menyewa sebuah bangunan utuh dan mengeluarkan biaya tambahan untuk perawatan dan semacamnya, menyewa tempat di coworking space akan jauh lebih menghemat ongkos. Anda bisa memilih paket berlangganan sesuai kenyamanan—harian, mingguan, atau bulanan.
Biaya ini memang biasanya hanya mengakomodasi untuk penyewaan tempat yang bisa Anda gunakan sesuai kebijakan. Meski demikian, beberapa coworking space juga menyediakan ruang beristirahat atau bersantai yang bisa Anda gunakan untuk melepas penat. Di samping itu, kafetaria atau dapur juga tersedia untuk memenuhi kebutuhan perut Anda.
- Lingkungan kondusif
Di working space, pengunjung yang datang tidak akan menyia-nyiakan waktunya begitu saja. Anda tidak akan mendapati pengunjung yang dengan tanpa berdosanya hanya sekadar duduk bersantai atau melakukan hal-hal yang tidak berarti lainnya.
Meski bukan di kantor formal, atmosfer yang akan Anda dapatkan di coworking space justru terkesan lebih disiplin dan positif. Masing-masing memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaannya meski berada dalam suasana yang fleksibel. Dengan dikelilingi situasi yang demikian, mood bekerja tentu akan ikut berimbas untuk menjadi produktif.
- Memperluas relasi
Anda akan bertemu dengan banyak orang baru yang memiliki latar belakang dan dunia yang sama dan berbeda dengan apa yang Anda jalani saat ini. Masing-masing dapat memberikan keuntungan tersendiri bagi Anda.
Manfaatkan kesempatan ini untuk memperluas relasi dan menguatkan bisnis yang Anda jalankan. Perbanyak komunikasi dengan pengunjung lain di waktu senggang untuk sekadar berbincang sembari bertukar wawasan atau bahkan diskusi intens terkait bisnis. Tidak menutup kemungkinan, Anda dapat menemukan rekan baru yang potensial dalam sebuah coworking space untuk membantu melebarkan bisnis yang sedang dikerjakan.
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Coworking Space
Terutama bagi Anda yang berada di kota besar dan memiliki banyak pilihan untuk menggunakan coworking space yang mana, menjadi selektif adalah kunci utamanya. Ada 3 hal yang harus Anda ketahui sebelum memulai bekerja di coworking space seperti berikut ini.
- Kelengkapan fasilitas sesuai kebutuhan
- Internet
- Kelengkapan fasilitas sesuai kebutuhan
Mengingat coworking space banyak digunakan untuk memenuhi kebutuhan para digital nomad, akses internet yang cepat dan stabil adalah fasililtas utama yang tidak dapat ditawar. Anda pun akan membutuhkan fasilitas ini baik untuk melakukan pekerjaan secara teknis maupun komunikasi dengan klien maupun rekan kerja.
- Ruang pertemuan
Di samping internet, ketersediaan fasilitas penunjang lainnya juga perlu Anda cermati. Seperti contoh, Anda akan sering mengadakan sebuah pertemuan atau menggelar diskusi di dalam ruangan yang lebih privat. Carilah coworking space yang menyediakan fasilitas ruang pertemuan. Kapasitas yang ditawarkan biasanya tidak terlalu besar—setidaknya sekitar belasan orang. Tak lupa, perlengkapan pendukung seperti proyektor juga semestinya sudah tersedia.
- Ruang pribadi
Secara general, coworking space menyediakan sebuah ruang besar dengan sekat yang minimalis untuk menampung beragam pengunjung sekaligus. Meja yang besar dan panjang ditata sedemikian rupa dan senyaman mungkin, sehingga pengunjung dapat memilih posisi masing-masing yang dirasa paling sempurna.
Namun boleh jadi, Anda membutuhkan satu ruang privat khusus untuk diri sendiri agar dapat lebih fokus atau alasan lainnya. Sayangnya, tidak semua coworking space telah menyediakan fasilitas ini memang. Untuk itulah jika fasilitas ini yang Anda butuhkan, pastikan Anda sudah lebih dulu melakukan survei pada coworking space yang dituju.
- Perlengkapan kantor konvensional
Coworking space boleh dibilang sebagai kantor generasi milineal. Konsep yang diusung pun minimalis, dinamis, dan produktif. Jika dibandingkan dengan kantor konvensional pada umumnya, maka akan jelas mencolok ketimpangannya.
Kendati demikian, Anda juga mungkin masih membutuhkan beragam fasilitas penunjang ala kantor pada umumnya: mesin printer, faks, scanner, dan sebagainya. Bila pekerjaan Anda memang sering berhubungan dengan perlengkapan ini, maka pilihlah coworking space yang dapat mengakomodasinya.
- Lokasi yang kondusif dan strategis
- Interior yang nyaman
- Lokasi yang kondusif dan strategis
Disadari atau tidak, begitu memasuki coworking space Anda akan menilai interior yang dimiliki dan membuat penilaian tersendiri. Ibarat dari mata jatuh ke hati, Anda juga akan dengan mudah memutuskan apakah desain yang dimiliki coworking space sesuai dengan selera dan dapat membantu meningkatkan mood saat bekerja.
- Budaya coworking space
Tak hanya interior, budaya coworking space juga dapat menjadi faktor yang memengaruhi dalam pemilihan. Pilihlah coworking space yang memiliki budaya kerja seperti yang Anda dan tim harapkan. Dengan budaya yang sesuai, Anda akan lebih mudah dan nyaman untuk melakukan aktivitas.
- Di titik strategis
Bila secara desain dan budaya sudah sesuai, jangan lupakan pula lokasi coworking space berada. Carilah ruang kerja yang memiliki akses mudah untuk dikunjungi. Pasalnya, lokasi yang tidak strategis dan tidak mudah dijangkau akan membuat Anda dan tim lebih banyak menghabiskan waktu di jalan dan mengurangi produktivitas karena badan yang sudah lebih dulu lelah dan pikiran sumpek.
- Harga dan sistem keanggotaan
- Tidak selalu yang termahal
- Harga dan sistem keanggotaan
Setiap coworking space memiliki harga masing-masing untuk memberikan layanan bagi penggunanya. Tarif ini pun sesuai dengan layanan yang diberikan. Namun tetap saja, jangan beranggapan bahwa tempat yang memberikan harga paling mahal adalah yang terbaik. Anda tetap harus menggali lebih dalam tentang coworking space tersebut dan membandingkannya dengan yang lain.
- Interior yang nyaman
Pada dasarnya, siapa pun bisa menggunakan coworking space tanpa harus menjadi anggota. Memilih paket harian bisa menjadi alternatif bila Anda ingin lebih dulu menjajal suasana coworking space.
Bila merasa cocok, Anda bisa mengajukan permohonan menjadi anggota dan memilih paket bulanan untuk jangka waktu yang panjang. Tentu saja, total biaya bulanan akan menjadi lebih kecil nilainya bila dibandingkan Anda harus mendaftar baru setiap harinya. Selain itu, coworking space juga umumnya memberikan bonus lain bagi para anggotanya, seperti adanya seminar, workshop, dan lain-lain.
Virtual Office
Selain coworking space, virtual office juga dapat menjadi ruang kerja alternatif yang dapat dipilih oleh UMKM maupun startup. Hal ini pun telah didukung dengan tegas oleh Badan Ekonomi Kreatif alias BEKRAF Indonesia. Akibatnya, penyedia jasa virtual office pun semakin banyak dan mudah ditemukan.
Virtual office merupakan sebuah istilah yang digunakan untuk mengilustrasikan konsep ruang kantor yang tidak memiliki fisik secara harfiah. Kendati demikian, pelaku usaha tetap dapat melakukan aktivitasnya seperti biasa. Mereka dapat bekerja dari mana pun dan menggunakan virtual office yang disewa bilamana harus menerima klien, mengadakan pertemuan, atau menghubungkan korespondensi dengan mitra maupun klien.
Keuntungan Menggunakan Virtual Office
Virtual office dapat memangkas kebutuhan operasional yang dirasa terlalu berat jika harus dibangun sendiri dari awal. Di samping itu, kredibilitas perusahaan juga dapat terangkat dengan memanfaatkan layanan jasa yang satu ini.
- Menekan biaya operasional
Sudahkah Anda menghitung berapa biaya yang harus dibutuhkan jika membangun sendiri sebuah bangunan kantor dan pengeluaran rutin untuk listrik, air, dan lain-lainnya? Bila Anda memiliki sebuah lahan atau tempat dan hanya memerlukan sedikit renovasi, mungkin tidak akan terlalu terkendala. Namun beda urusan jika yang terjadi sebaliknya.
Maka dari itu, bagi Anda pelaku UMKM dan startup—terutama yang masih merintis, simpan anggaran yang dimiliki untuk keperluan lain. Dengan menyewa ruangan di virtual office, Anda sudah mendapatkan sebuah ruangan dan ‘terima bersih’. Artinya, Anda juga tidak perlu lagi memikirkan soal biaya keamanan, perawatan, dan sebagainya.
- Fokus pada profit
Anda dapat melimpahkan fokus pada apa yang sedang dikerjakan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda hanya tinggal menerima bersih tanpa terlalu ikut campur mengenai teknis operasional di kantor virtual. Bahkan jika membutuhkan jasa respsionis sebagai pihak ketiga yang akan meneruskan komunikasi antara Anda dan klien, penyedia virtual office pun memberikan fasilitas tersebut.
- Lokasi strategis
Hingga hari ini, keberadaan virtual office masih didominasi di kota besar. Namun bukan hanya sekadar berada di Jakarta yang menjadi pusat bisnis dan pemerintahan, kantor virtual juga berada di titik terbaik yang strategis.
Semakin strategis lokasi yang dipilih, semakin besar peluang bisnis Anda terus meningkat. Pasalnya, orang akan lebih mudah menemukannya. Semakin mudah orang menemukan keberadaan Anda, semakin dekat Anda dengan kesuksesan.
- Menaikkan gengsi perusahaan
Kantor-kantor terbaik berada di lokasi nomor satu yang elite. Akibatnya, harga properti di pusat bisnis pun menjadi semakin melonjak. Kendati demikian, kredibilitas dan gengsi perusahaan pun ikut terangkat.
Penyedia virtual office pun memahami ini. Karena itu, menemukan kantor ini di pusat bisnis yang bergengsi juga tidak terlalu susah. Dengan biaya sewa yang lebih rendah dibandingkan harga kantor-kantor besar, Anda bisa mendapatkan kredibilitas dan gengsi bisnis melalui virtual office.
- Bekerja lebih produktif
Bagi Anda yang belum terlalu memahami konsep sebuah virtual office, perhatikan ilustrasi berikut.
Anda adalah seorang pelaku UMKM yang tengah merintis usaha di sebuah daerah yang agak jauh dari pusat kota. Tempat Anda bekerja pun bukan merupakan sebuah kantor, melainkan hanya rumah. Seiring dengan berkembangnya usaha, Anda pun memerlukan sebuah kantor atau setidaknya alamat korespondensi yang menunjukkan bahwa yang dilakukan adalah profesional.
Dari situlah, Anda dapat menggunakan jasa virtual office. Dengan menyewa sebuah ruangan di alamat bergengsi, maka klien akan lebih percaya. Anda pun tetap dapat melakukan pekerjaan di rumah saja—apalagi mengingat jalanan yang macet dan membuat waktu produktif menjadi sia-sia—dan hanya sesekali datang ke kantor bila ada kegiatan tertentu.
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Virtual Office
Virtual office pun kian menjamur dan mudah untuk ditemukan. Namun untuk memilih mana yang sebaiknya menjadi pilihan, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal. Untuk itu, berikut adalah 8 hal yang harus Anda ketahui sebelum memulai menggunakan virtual office.
- Lokasi yang bereputasi
Tidak bisa dimungkiri, kebutuhan utama yang mendasari pemilihan virtual office adalah alamat kantor yang bergengsi. Hal ini tidak lain untuk meningkatkan kepercayaan klien yang akan berdampak pada perkembangan bisnis yang Anda jalankan. Semakin bergengsi lokasi yang Anda pilih, semakin tinggi kredibilitas yang akan didapat.
- Fasilitas dan layanan yang diberikan
Setiap virtual office menyediakan fasilitas dan layanan yang berbeda. Biasanya, Anda akan diberi pilihan paket sesuai dengan kebutuhan. Tidak hanya ruangan di lokasi premium yang bisa Anda sewa untuk jangka waktu tertentu, kebutuhan bisnis lainnya pun menjadi layanan tambahan yang diberikan.
- Alamat bisnis berprestise
Buatlah klien Anda terkesan dengan usaha yang Anda lakukan. Anda bisa dengan berbangga menuliskan alamat kantor pada kartu nama, kop surat, serta pendaftaran legalitas bisnis.
- Resepsionis
Selayaknya bisnis profesional, memiliki resepsionis pada kantor adalah hal yang sangat wajar dan menambah kesan berkelas. Virtual office menyediakan layanan ini untuk membantu menjawab dan melayani telepon serta menyambut kedatangan klien Anda.
Bagian front desk pun terlatih untuk berbicara dengan dua bahasa default, yakni Inggris dan Indonesia. Untuk itu, bila Anda memiliki klien atau mitra dari luar negeri sekalipun, menggunakan fasilitas kantor virtual ini akan sangat membantu. Setiap layanan telepon yang diterima pun dilaksanakan sesuai instruksi yang Anda berikan—termasuk mengonfirmasi dan mengecek sebelum melakukan call forward kepada Anda.
- Voicemailbox
Panggilan yang tidak terjawab akan masuk ke dalam voicemailbox, sehingga Anda tidak perlu khawatir adanya panggilan yang luput. Namun beberapa virtual office juga menyediakan lebih dari sekadar voicemailbox. Dengan e-voice, panggilan yang tidak terjawab dapat terekam dengan lebih baik.
E-voice sendiri merupakan layanan pengelolaan telepon secara otomatis yang dapat mengubah pesan suara menjadi teks atau e-mail. Dengan begitu, Anda akan merasa seperti memiliki asisten pribadi di mana pun dan kapan pun.
- Conference
Jika Anda sering melakukan conference dengan klien atau mitra, virtual office mengakomodasi kebutuhan tersebut. Selain koneksi yang terbaik, perangkat telekomunikasi pendukung pun lengkap tersedia. Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir komunikasi akan terhambat baik teleconference maupun videoconference.
- Sekretaris pribadi
Kemudahan teknologi memang semakin mempermudah Anda untuk melakukan berbagai tugas. Melalui ponsel pintar pun, segala urusan pencatatan juga menjadi lebih mudah. Fitur pengingat dan manajemen pun dapat terintegrasi untuk memudahkan kinerja.
Namun dengan memiliki sekretaris pribadi dalam wujud manusia tetap dinilai lebih profesional. Anda bisa memanfaatkan sekretaris pribadi pada penyedia jasa virtual office yang menawarkan layanan tersebut. Sekretaris pribadi yang terampil akan membantu Anda melakukan pelayanan kantor, mengatur janji temu, mencatat pesan yang masuk berikut dokumen, dan lain-lain.
- Surat-menyurat dan paket
Untuk korespondensi yang dialamatkan pada kantor virtual, seluruh paket dan berkas yang diterima akan sampai ke tangan Anda. Staf virtual office yang profesional akan menangani seluruh paket dan surat untuk Anda yang dikirim ke kantor dan dilakukan secara konfidensial. Anda dapat memilih untuk mengambil sendiri paket tersebut di kantor atau meminta kurir yang mengantarkannya ke alamat yang Anda minta.
- Ruang pertemuan
Setiap virtual office menyediakan ruang pertemuan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Ukuran dan kapasitas yang ditawarkan pun bermacam-macam—mulai dari small, medium, bahkan hingga hallroom. Bila Anda membutuhkan ruangan ini untuk acara tertentu (biasanya di luar paket yang tersedia), segera lakukan pemesanan dengan meminta sekretaris atau menghubungi langsung pihak virtual office.
- Mesin-mesin kantor
Selain komputer dan internet, urusan pekerjaan zaman sekarang masih belum sepenuhnya go digital. Kebutuhan akan berkas-berkas asli dalam bentuk hard copy juga masih dibutuhkan sebagai arsip atau kepentingan lainnya.
Maka dari itu, mesin-mesin khas perkantoran seperti mesin fotokopi, mesin scanner, mesin faks, dan yang lain masih tersedia pada virtual office. Dibandingkan harus menyediakan alat-alat ini sendiri di rumah, bekerja di virtual office terasa lebih dimudahkan, bukan?
- Syarat dan ketentuan
Pelajari dan pahami dengan baik syarat dan ketentuan yang ditetapkan dalam kerjasama dengan pihak penyedia virtual office. Tanyakan sedetail mungkin mengenai kebijakan kantor tersebut.
- Harga
Tak kalah penting, hal yang perlu diperhatikan saat memilih virtual office selanjutnya adalah soal harga. Berbeda dengan coworking space, virtual office disewakan dalam jangka waktu bulanan. Rentang harga yang ditawarkan pun berbeda, sesuai kestrategisan lokasi dan fasilitas serta layanan apa saja yang digunakan.
Namun secara umum, biaya sewa virtual office tidak terlalu mahal. Setiap bulan, rata-rata kantor virtual di Jakarta menyediakan mulai dari harga sekitar 2 jutaan (bisa pula hingga belasan juta). Masing-masing pun memiliki regulasi sendiri terkait skema pembayarannya.
Beberapa virtual office menghendaki adanya masa minimum berlangganan. Pembayarannya pun dapat dilakukan secara flat tiap bulan, menggunakan deposit money, atau dibayarkan setahun penuh. Hitungan soal ini tidak dapat disamaratakan. Oleh karena itu, saat melakukan survei mencari virtual office yang tepat, pastikan Anda tidak ketinggalan informasi soal hal ini.
Nah, itulah informasi mengenai keuntungan dan hal yang harus Anda perhatikan saat memulai menggunakan coworking space atau virtual office. Masing-masing memiliki keunikannya tersendiri—tinggal bagaimana Anda menyesuaikan dengan pilihan yang dirasa paling cocok dengan kebutuhan. Namun baik coworking space maupun virtual office, keduanya sama-sama akan memudahkan Anda sebagai pelaku startup atau UKM untuk memenangkan persaingan bisnis tanpa harus mengeluarkan banyak biaya demi sebuah kantor yang profesional.
Baca juga: 5 Syarat Penting Memilih Virtual Office Di Jakarta
Anda membutuhkan sebuah layanan Virtual Office di Jakarta Selatan ? LEGALO menawarkan biaya sewa Virtual Office di Jakarta sebesar Rp.375.000,- per bulan.
Dengan harga tersebut, LEGALO menawarkan layanan penuh, dimana selain jasa Virtual Office yang diberikan, LEGALO juga memberikan pelatihan, lokakarya (workshop) dan ruangan rapat yang selalu dalam keadaan rapih sehingga Anda dimanjakan dengan harga yang sesuai dan jasa lainnya yang dapat mendukung dan/atau membuat bisnis Anda tumbuh lebih cepat lagi.
Hubungi kami sekarang juga di 021 8067 4900 atau di +62 8595 9533 365