Prosedur Memulai Bisnis yang Legal dengan Virtual Office

Virtual office atau kantor virtual kini menjadi tren yang lazim digunakan oleh startup. Berbagai alasan dipilih saat seorang pendiri startup melakukan kebijakan ini. Mayoritas adalah, karena kantor virtual relatif lebih hemat dibandingkan kantor biasa.

Seiring meningkatnya kemunculan startup baru, berbagai jenis service office bisa dengan mudah ditemukan. Utamanya, di kota-kota besar, termasuk di antaranya adalah layanan virtual office Jakarta, yang dikenal sebagai kota terbesar di Indonesia.

Apa Itu Virtual Office

Sebelum berbicara lebih jauh, kita perlu mengetahui terlebih dulu definisi virtual office. Apalagi, virtual office memiliki perbedaan yang sangat kontras dengan kantor biasa. Dalam praktiknya, kantor virtual juga kerap disebut dengan nama kantor bersama.

Alasannya, karena kerap sebuah ruangan dipakai secara bersama oleh beberapa perusahaan sekaligus. Namun, penggunaan bersama tersebut bisa diatur secara rapi karena terdapat pihak yang berperan sebagai pengelola.

Secara umum, virtual office merupakan kantor virtual yang digunakan oleh sebuah perusahaan. Dengan menggunakan layanan virtual location ini, perusahaan bisa menggunakannya sebagai alamat untuk berkirim surat atau mencantumkan nomor telepon perusahaan. Hal ini pun memberi kemudahan saat ada calon klien yang ingin menghubungi perusahaan.

Saat menggunakan layanan ini, Anda tidak membutuhkan office room yang luas. Meski begitu, di dalamnya terdapat fasilitas yang dibutuhkan oleh para pengguna layanannya. Termasuk di antaranya adalah tenaga resepsionis, staf yang bertugas terkait aktivitas surat menyurat, staf yang bertugas menjawab email, pengatur sistem domain perusahaan, dan lain-lain.

Selain itu, kerap penyedia layanan kantor virtual memiliki sistem yang berfungsi melakukan otomasi aktivitas perkantoran. Mereka pun melengkapi dirinya dengan berbagai aplikasi yang mempermudah pekerjaan. Termasuk di antaranya adalah aplikasi perkantoran, aplikasi komunikasi, serta aplikasi kolaborasi.

Para pengguna layanan kantor virtual juga sangat beragam. Mulai dari perusahaan konsultan bisnis, kamar dagang, toko online, dokter atau terapis, akuntan, pengacara, inkubator, dan lain-lain. Seiring dengan efektivitas yang dimilikinya, tak menutup kemungkinan kalau penggunaan kantor virtual akan terus meningkat dalam beberapa tahun mendatang.

Fenomena Penggunaan Kantor Virtual di Indonesia

Pemanfaatan ruang kantor untuk sarana virtual office sebenarnya sudah cukup lazim. Praktik ini pun tak hanya dilakukan di Indonesia, tapi juga di berbagai negara besar lainnya. Termasuk di antaranya adalah Singapura, Hongkong, dan lainnya.

Di Indonesia, perusahaan mulai banyak berburu sewa ruang meeting dan kantor  untuk keperluan virtual office berlangsung sejak tahun 2000. Tidak ada data mengenai jumlah yang pasti pengguna layanan kantor virtual. Yang pasti, para pengguna layanan ini mayoritas adalah usaha usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) dan startup.

Cara Kerja Virtual Office

Saat menggunakan layanan virtual office, Anda tidak perlu datang ke kantor tiap hari. Semua dokumen penting terkait perusahaan juga tidak tersimpan di sana. Sebagai gantinya, aktivitas kerja setiap hari bisa dilakukan dari mana saja. Bisa di rumah, pantai, atau kafe.

Meski begitu, Anda tetap bisa berkomunikasi dengan klien tanpa hambatan. Seorang klien bisa menghubungi nomor telepon yang telah tertera pada profil perusahaan. Selanjutnya, petugas resepsionis akan menerima panggilan tersebut dan meneruskannya kepada Anda. Saat ada panggilan masuk itu, resepsionis juga menginformasikan kalau nomor telepon yang tersebut merupakan nomor perusahaan Anda. Bukan nomor telepon perusahaan lain.

Misalnya, Anda memiliki PT Semangat Terus dan menggunakan ruang kantor disewakan sebagai sarana virtual office. Saat ada telepon masuk, resepsionis secara akan menerima panggilan tersebut dan menjawab, “Selamat pagi, dengan PT Semangat Terus. Ada yang bisa saya bantu?”. Kurang lebih, jawaban yang diberikan bakal seperti itu.  Hal ini berguna untuk memberikan rasa kepercayaan kepada seorang klien.

Selanjutnya, Anda bisa menjelaskan produk yang Anda tawarkan lewat sambungan telepon. Hal ini bisa dilakukan secara fleksibel. Masyarakat awam pun tidak menyangka, kalau Anda yang tengah berkomunikasi suara di sebuah warung kopi sederhana, tengah bernegosiasi transaksi bernilai miliaran rupiah.

Lalu, bagaimana kalau seorang klien berniat mengunjungi kantor dan bertatap muka secara langsung dengan Anda? Tidak perlu bingung. Berbagai penyedia layanan ini, termasuk di antaranya adalah virtual office Jakarta, sudah mengantisipasi hal tersebut. Mayoritas, mereka pun memiliki fasilitas pendukung yang komplet kepada para pengguna layanan virtual office.

Anda bisa menggunakan fasilitas pendukung seperti ruang rapat yang dipatok dengan tarif per waktu pemakaian. Semakin sering menggunakan fasilitas tersebut, semakin banyak tagihan yang perlu Anda bayar. Hal ini pun sangat membantu, terutama bagi pemilik startup yang memiliki intensitas pertemuan dengan klien sangat rendah.

Aturan Hukum Penerapan Virtual Office di Indonesia

Para pengusaha yang berniat menggunakan layanan virtual office di Indonesia tidak perlu khawatir. Pemerintah memperbolehkan praktik kantor visual oleh sebuah UMKM, perorangan, atau perusahaan rintisan. Meski, sebelumnya memang sempat terjadi kontroversi.

Kontroversi tersebut muncul pada tahun 2015. Saat itu, Kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) Jakarta, Edy Junaedi meluncurkan surat edaran No. 41/SE/Tahun 2015. Surat ini berisi tentang aturan pelarangan kantor virtual di Jakarta. Waktu itu, Junaedi beralasan kalau kantor virtual kerap disalah gunakan untuk transaksi serta kegiatan bisnis fiktif.

Junaedi pun mengungkapkan fenomena sebuah ruangan kecil berukuran tak lebih dari 20 meter persegi dipakai untuk alamat lebih dari 300 perusahaan. Pengeluaran surat edaran tersebut, menurut Junaedi, dimaksudkan agar tidak ada perusahaan fiktif yang berada di wilayah Jakarta. Sebuah perusahaan, ujarnya, harus memiliki perangkat yang lengkap dan karyawan jelas.

Namun, aturan tersebut kemudian diperbarui dengan surat edaran baru yang keluar beberapa bulan setelah aturan larangan tersebut. Dalam surat edaran No. 06/SE/2016 tertanggal 29 Januari 2016, Pemerintah DKI Jakarta memperbolehkan praktik kantor visual. Hanya saja, penggunaan layanan tersebut harus disesuaikan dengan aturan zonasi yang berlaku.

Di tingkat nasional pun demikian. Pada 28 Januari 2016, Direktur Bina Usaha Perdagangan, Kementerian Perdagangan (Kemendag) Fetnayeti seperti dikutip dari Tempo, memperbolehkan penggunaan kantor virtual di tanah air. Dia mengatakan, perusahaan yang menggunakan layanan sewa kantor di Jakarta atau di kota lain untuk keperluan alamat kontak diperbolehkan.

Hanya saja, Fetnayeti mengatakan kalau virtual office Jakarta atau di kota lain yang digunakan tersebut, tidak boleh digunakan untuk mengurus masalah perizinan. Dia pun mencontohkan, alamat kantor virtual tak bisa dipakai saat sebuah perusahaan ingin mengurus Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).

Berbadan Hukum dan Tetap Menggunakan Kantor Virtual

Saat menggunakan layanan kantor virtual, Anda juga harus telah memiliki badan hukum yang jelas. Bisa menggunakan CV atau PT. UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas yang mengatur tentang prosedur pembuatan PT juga tidak melarang pemakaian kantor virtual oleh sebuah perusahaan.

Praktisi hukum Irma Devita Purnamasari seperti dikutip dari Hukum Online mengatakan kalau pemakaian virtual office untuk sebuah perusahaan berbadan hukum PT tidak menyalahi aturan. Hanya saja, ada hal yang perlu diperhatikan oleh pemilik perusahaan. Hal tersebut adalah, saat perusahaan memiliki omzet lebih dari Rp600 juta per tahun, ada baiknya memilih menggunakan kantor biasa.

Irma menunjukkan alasan tersendiri terkait hal itu. Dia mengatakan, saat perusahaan menerbitkan faktor pajak (karena omzet lebih dari Rp600 juta), terdapat petugas Dirjen Pajak yang secara langsung melakukan survei ke lokasi perusahaan. Oleh karena itu, pemakaian alamat kantor virtual tidak disarankan oleh Irma.

Survei tersebut dilakukans sebagai langkah verifikasi dalam rangka penetapan sebuah perusahaan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP). Dengan adanya proses ini, pihak Dirjen Pajak pun bisa memastikan kalau seorang pengusaha memang benar-benar memenuhi kriteria PKP. Termasuk di antaranya adalah tempat kedudukan usaha.

Plus Minus Menggunakan Layanan Virtual Office

Saat mempertimbangkan menggunakan layanan ini, Anda juga harus melihat keuntungan sertai kerugiannya. Apa saja?

A. Keuntungan Menggunakan Virtual Office

Beberapa keuntungan yang bisa didapatkan ketika memilih berburu layanan sewa kantor di Jakarta Selatan atau kota lain untuk virtual office adalah:

1. Biaya sewa kantor yang lebih murah

Umumnya, seorang pengusaha membutuhkan biaya yang sangat minim saat menyewa Jakarta office space untuk virtual office. Layanan ini biasanya dipatok dengan tarif antara Rp6-15 juta per tahun. Itu pun sudah bisa memperoleh kantor dengan ukuran sekitar 20 meter persegi. Biaya tersebut pun jauh lebih rendah dibandingkan tarif sewa kantor yang umumnya mencapai angka puluhan hingga ratusan juta per tahun.

Dengan biaya yang ringan tersebut, tidak heran kalau para pelaku usaha kecil menjadi pengguna utama layanan virtual office. Dengan begitu, mereka bisa mengembangkan usahanya menjadi lebih besar dan tetap legal. Apalagi, mencantumkan alamat kantor virtual menjanjikan kredibilitas yang lebih baik di mata calon klien.

2. Mengemat pengeluaran untuk gaji karyawan

Setiap penyedia layanan virtual office Jakarta atau kota lain melengkapinya dengan fasilitas penunjang. Termasuk di antaranya adalah keberadaan sekretaris ataupun resepsionis yang dimanfaatkan secara bersama. Kondisi ini pun tidak mewajibkan sebuah perusahaan kecil untuk mempekerjakan seorang sekretaris secara khusus. Jadi, Anda tak perlu mengeluarkan gaji bulanan untuk mereka.

3. Tersedia fasilitas penunjang yang lengkap

Anda juga tidak perlu menyediakan fasilitas penunjang kantor seperti ruang rapat, mesin komputer, telepon, dan sebagainya. Semua itu sudah disediakan oleh penyedia layanan kantor virtual. Untuk fasilitas seperti ruang rapat, pihak pengelola biasanya memberlakukan kebijakan biaya per pemakaian.

B. Kerugian Menggunakan Virtual Office

Hanya saja, tak semua perusahaan bisa menggunakan layanan kantor virtual. Ada beberapa hal yang bisa jadi merugikan saat memilih memanfaatkan layanan ini, yakni:

1. Meningkatnya biaya komunikasi

Saat menggunakan layanan virtual office, Anda harus menyiapkan dana untuk komunikasi yang cukup besar. Terutama, saat calon klien kerap menghubungi nomor telepon kantor virtual. Saat kondisi tersebut, Anda pun harus menghubungi nomor pengelola kantor virtual untuk bisa disambungkan dengan calon klien.

2. Terbatasnya waktu pertemuan dengan calon klien

Saat menggunakan layanan kantor virtual, Anda juga memiliki keterbatasan waktu pertemuan dengan calon klien. Anda memang bisa mengatur pertemuan tersebut di fasilitas sewa ruang meeting yang disediakan pihak pengelola kantor virtual. Fasilitas tersebut kerap dihadirkan dengan standar seperti ruang rapat yang ditawarkan di hotel-hotel. Hanya saja perlu diperhatikan, sistem pembayarannya adalah per waktu pemakaian.

Kalau Anda kerap bertatap muka dengan seorang calon klien, maka biaya tambahan yang perlu dikeluarkan setiap bulannya juga semakin membengkak.  Oleh karena itu, layanan ini pun tidak cocok untuk perusahaan yang memiliki klien dalam jumlah banyak. Apalagi, bisa muncul kemungkinan kalau biaya operasional yang lebih besar. Sekalipun Anda menggunakan sewa ruang meeting murah, tapi dilakukan dengan intensitas tinggi.  

3. Tidak cocok saat dipakai berbisnis dengan perusahaan besar

Layanan kantor virtual memang sangat tepat kalau digunakan oleh usaha kecil yang memiliki klien bisnis di segmen menengah ke bawah. Namun, lain halnya kalau perusahaan Anda menargetkan proyek dari perusahaan besar. Bisa jadi, penggunaan kantor virtual dianggap mencerminkan minimnya pengalaman perusahaan Anda.

Apalagi, cara mengetahui alamat kantor yang Anda gunakan adalah sebuah kantor virtual sangat mudah. Hal ini dapat dilakukan dengan mengetikkan alamat tersebut di mesin pencari seperti Google. Alih-alih menampilkan alamat perusahaan Anda, alamat tersebut malah menunjukkan lokasi perusahaan penyedia jasa kantor virtual.

Kapan Sebuah Usaha Perlu Mencari Ruang Kantor Disewakan untuk Fasilitas Virtual Office?

Dengan menilik pada keuntungan serta kekurangan kantor virtual, Anda sudah bisa mengetahui kalau tak semua perusahaan cocok dengan fasilitas ini. Layanan kantor virtual menjadi pilihan terbaik untuk seorang pengusaha yang masuk kategori:

• Memiliki klien yang jauh.
• Punya dana terbatas.
• Perusahaan yang baru saja dirintis.

Prosedur Penggunaan Virtual Office di Indonesia

Lalu, bagaimana prosedur sebuah perusahaan yang ingin menggunakan kantor virtual dengan tetap mengikuti aturan? Secara umum, Anda harus mengajukan izin usaha terlebih dulu. Sebagai bahan panduan, berikut ini prosedur yang bisa Anda ikuti, terutama untuk perusahaan dengan status CV dan PT. Anda pun harus mengetahui terlebih dulu proses pendirian kedua badan usaha tersebut.

• Commanditaire Vennootschap (CV)

Untuk mendirikan sebuah CV, Anda harus mengikuti tahapan sebagai berikut:

1. Pembuatan akta pendirian CV, dilakukan di notaris. Harus ada setidaknya 2 pendiri, yang masing-masing berperan sebagai sekutu aktif dan sekutu pasif. Pembuatan akta dilakukan dengan menyertakan fotokopi masing-masing pendiri.
2. Pendaftaran akta pendirian CV ke panitera pengadilan negeri.
3. Pengurusan Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Surat ini didapatkan dari wilayah desa atau kelurahan setempat. Diajukan dengan beberapa persyaratan seperti fotokopi Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) dan fotokopi bukti kepemilikan tempat usaha atau kontrak sewa.
4. Membuat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) badan usaha. Bisa dilakukan di kantor pajak terdekat. Saat pengajuan NPWP, Anda juga akan diminta melampirkan bukti Pajak Pendapatan (PPn) sewa gedung serta bukti pelunasan PBB.
5. Pengurusan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). Pembuatan surat bisa dilakukan ke Dinas Perdagangan setempat. Untuk usaha kecil dan menengah, pengajuan SIUP cukup dilakukan ke dinas kota atau kabupaten. Sementara itu, untuk SIUP perusahaan besar, dilakukan di tingkat provinsi.

Saat pengajuan SIUP, Anda akan diminta melampirkan beberapa syarat, yakni:

• Surat Izin Tempat Usaha (SITU) atau Surat Izin Gangguan.
• Pas foto pimpinan perusahaan ukuran 3×4.

6. Pengurusan Tanda Daftar Perusahaan. Proses ini dapat dilaksanakan di dinas perdagangan tingkat kota atau kabupaten.

• Perseroan Terbatas (PT)

Pengajuan PT lebih kompleks dibandingkan CV. Alasannya, karena PT merupakan badan usaha berstatus hukum. Sementara itu, CV bukan badan usaha yang berbadan hukum. Saat mendirikan sebuah PT, Anda bisa mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Mengajukan nama PT

Pengajuan nama dilakukan lewat notaris untuk mengecek ketersediaannya. Tahapan ini dilakukan lewat Sistem Administrasi Badan Hukum (Sisminbakum) yang dimiliki oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham). Saat melakukan pengajuan nama, disertai dengan:

• Fotokopi KTP pendiri dan pengurus perusahaan.
• Fotokopi Kartu Keluarga (KK) pendiri dan pengurus perusahaan.

2. Pembuatan akta pendirian PT

Pembuatan akta juga dilakukan lewat notaris. Pada akta, tertulis informasi lengkap mengenai perusahaan yang akan dibuat. Mulai dari nama perusahaan, bidang yang dijalankan, daftar nama pemilik modal, jumlah modal dasar, modal yang disetor, serta struktur perusahaan.

Bidang usaha perusahaan juga harus disesuaikan dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KLBI). Klasifikasi ini ditetapkan untuk standardisasi pengurusan usaha di tanah air. Setiap bidang usaha memiliki kode tersendiri, yang selanjutnya termuat dalam SIUP dan TDP.

3. Membuat Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

SKDP dikeluarkan oleh camat tempat perusahaan berlokasi. Saat pengajuan SKDP, Anda perlu melampirkan beberapa syarat, termasuk di antaranya adalah salinan akta perusahaan, fotokopi PBB, KTP direktur, IMB, serta perjanjian sewa dan kontrak.

4. Pembuatan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Seperti halnya CV, PT juga harus memiliki NPWP tersendiri. Bisa dilakukan di kantor pajak terdekat dengan melampirkan beberapa syarat berikut:

• NPWP direktur perusahaan (pastikan NPWP direktur tidak memiliki tunggakan).
• Fotokopi KTP direktur.
• Akta pendirian PT.

5. Pengurusan BPJS Ketenagakerjaan

Anda juga harus melakukan tahapan ini saat mendirikan sebuah PT. Pengurusan bisa dilakukan secara online yang lebih cepat dan ringkas. Saat mengurus BPJS Ketenagakerjaan, Anda juga harus melampirkan SKDP dan surat izin lainnya.

6. Mengajukan SIUP

SIUP bisa didapatkan di wilayah domisili perusahaan. Untuk SIUP menengah, dapat diperoleh di tingkat kabupatan atau kota. Sementara, untuk SIUP besar, harus diurus di dinas perindustrian tingkat Provinsi.

7. Pengajuan TDP

Setelah semua proses dilalui, Anda bisa melanjutkan ke tahapan berikutnya, yakni pendaftaran perusahaan. Langkah ini dapat dilkaukan lewat dinas perindustrian, perdagangan, koperasi, dan UMKM tingkat kota atau kabupaten.

8. Berita Acara Negara Republik Indonesia (BNRI)

Terakhir, perusahaan yang telah terdaftar harus diumumkan lewat BNRI. Dengan begitu, sebuah PT pun secara resmi memiliki badan hukum yang legal.

Lalu, bagaimana seorang pemilik usaha yang menggunakan virtual office ingin mengurus PT atau CV? Untuk hal yang satu ini, Anda bisa merujuk pada surat edaran No. 06/SE/2016 tertanggal 29 Januari 2016 Pemerintah DKI Jakarta. Mengingat, kebanyakan perusahaan ingin memiliki kantor di Jakarta.

Dalam surat edaran tersebut, syarat yang diperlukan tidak jauh berbeda dengan saat pengajuan CV atau PT biasa. Hanya saja, Anda perlu melampirkan alamat virtual office beserta dengan alamat lokasi usaha nyata. Alamat lokasi usaha nyata bisa berupa kantor atau tempat tinggal.

Selain itu, perlu diketahui kalau surat izin usaha untuk perusahaan yang menggunakan layanan kantor virtual berdurasi selama 1 tahun. Pihak perusahaan diperbolehkan memperpanjang izin tersebut. Dengan catatan, tidak ada pelanggaran yang terjadi selama pengoperasian perusahaan.

Dengan jaminan hukum yang lengkap tersebut, seorang pengusaha kecil bisa mencari ruang kantor disewakan untuk sarana kantor virtual secara aman. Apalagi, penggunaan kantor virtual memberikan jaminan perluasan bisnis. Anda tertarik?

Anda membutuhkan Virtual Office ?

LEGALO memberikan solusi bagi usaha/bisnis Anda, khususnya kebutuhan Virtual Office di Jakarta. Lokasi yang startegis, bonafid dan terletak di Central Business District (CBD) Selatan Jakarta menjadikan dan/atau membuat bisnis Anda tumbuh lebih cepat lagi. Untuk kebutuhan Virtual Office segera hubungi kami di nomor 021 – 80674900 / 085959533365.

Baca Juga : 

1. Syarat Submit/Mengurus SKDU
2. PERBEDAAN VIRTUAL OFFICE DENGAN SERVICE OFFICE
3. Pentingnya Domisili Bagi Perusahaan Dari Kacamata Hukum