Mengetahui Surat Keterangan Domisili untuk Pengguna Virtual Office

Salah satu hambatan terbesar saat akan membuat perusahaan atau membangun sebuah bisnis adalah kantor. Tanpa modal yang besar, kita tidak bisa membangun atau membeli kantor yang harganya bisa sampai miliaran rupiah. Kalau kita terlalu bernafsu memiliki kantor, hal-hal krusial lain seperti merekrut pekerja dan inovasi produk bisa saja terbengkalai.

Nah, untuk mengatasi permasalahan kantor yang cukup pelik ini, muncullah virtual office. Kantor virtual yang banyak muncul di kota-kota besar ini hadir untuk menyediakan keperluan kantor mulai dari bangunan yang besar, fasilitas komputer, internet, hingga layanan kebersihan dan surat-menyurat secara resmi.

Munculnya virtual office dalam beberapa tahun ke belakang membuat pelaku usaha tidak bingung lagi saat mencari kantor. Mereka pun bisa berpindah kalau bosan dengan kantor yang telah disewa.

Oh ya, meski hadirnya virtual office dianggap sebagai angin segar bagi beberapa pelaku usaha. Kantor virtual ini masih menimbulkan sedikit pro dan kontra. Beberapa lembaga resmi di negeri ini belum mengakuinya karena kantor yang berada di sana dianggap tidak memiliki domisili resmi.

Lantas benarkan menyewa virtual office itu melanggar hukum dan tidak bisa mendapatkan surat keterangan domisili? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, simak beberapa penjelasan di bawah ini.

Hukum Penggunaan Virtual Office

Salah satu masalah yang kerap mencuat dari penggunaan virtual office untuk kantor dari perusahaan atau perseroan adalah domisili. Beberapa lembaga menganggap kalau alamat virtual office yang digunakan tidaklah resmi. Padahal untuk menjadi perusahaan atau perseorangan, alamat lengkap sesuai kedudukannya harus jelas keberadaannya.

Sementara itu, alamat pada virtual office bisa digunakan oleh banyak perusahaan yang menyewa. Jadi, kalau ada 5 perusahaan menyewa satu bangunan yang sama, alamatnya akan sama sehingga kemungkinan terjadi penipuan sangat besar.

Sebenarnya, pengelola virtual office sudah mengatur permasalahan alamat dan surat menyurat. Meski alamat yang dimiliki oleh beberapa perusahaan sama, surat yang datang akan langsung disalurkan ke kantor yang menerima. Semuanya sudah diatur secara sistematis sehingga tidak akan terjadi kekeliruan.

Menurut praktisi hukum bernama Irma Devita Purnamasari, menjadikan virtual office sebagai alamat atau domisili perusahaan tidaklah menyalahi hukum. Toh, alamatnya sudah sangat jelas dan bisa disurvei atau didatangi secara langsung. Berbagai pihak yang meragukan bisa langsung mengecek keberadaan perusahaan yang benar-benar berdomisili di sana.

Masih menurut Irma Devita Purnamasari, perusahaan atau perseroan masih bisa menggunakan virtual office selama omzetnya tidak lebih dari Rp600 juta. Selain itu, perusahaan yang sudah menerbitkan faktur pajak juga tidak diperkenankan untuk tetap menggunakan virtual office karena akan membuat masalah dikemudian hari.

Perusahaan yang sudah menerbitkan faktur pajak biasanya disarankan untuk mendaftarkan usahanya. Saat ini, beberapa virtual office ada yang sudah membantu kepengurusan pajak untuk usaha yang menyewa di sana. Jadi, semuanya bisa diatur dengan baik asal masih taat dengan hukum yang berlaku.

Dari uraian yang tersaji di atas, kita bisa membuat kesimpulan bahwa virtual office tidak melanggar hukum. Perusahaan atau perseroan yang ingin melakukan kegiatan kantornya di sana tidak dilarang asal masih mengikuti aturan yang berlaku semisal usahanya jelas dan membayar pajak jika sudah melebihi batas yang ditentukan.

Fungsi Surat Keterangan Domisili

Surat keterangan domisili sangat penting untuk pemilik usaha atau perseroan yang menyewa virtual office. Pemilik usaha harus mengurus surat ini karena mereka bisa mendapatkan beberapa fungsi strategis di bawah ini.

1. Domisili yang Sah Menurut Hukum

Domisili hukum atau legal domicile adalah tempat yang sah dari berdirinya suatu usaha. Alamat ini menunjukkan keberadaan perusahaan yang didirikan. Jadi, kalau di kemudian hari ada perusahaan dengan nama yang sama dan berada di lokasi lain, perusahaan itu tidak sah. Terlebih kalau mengaku sebagai perusahaan yang Anda miliki.

Hukum akan mengakui perusahaan dengan alamat yang didaftarkan. Jadi, Anda tidak perlu bingung dengan masalah domisili lagi di kemudian hari. Kedudukan yang didaftarkan benar-benar sah dan tidak bisa diganggu gugat.

2. Tempat Kedudukan Utama Perusahaan

Maksud dari kedudukan utama atau principal place adalah tempat bagi perusahaan untuk mengatur segala bentuk strategi bisnisnya. Dengan domisili yang resmi, perusahaan berhak untuk menjalankan tujuan serta visi misinya dengan jelas dari alamat atau domisili yang terlah didaftarkan sebelumnya.

Jadi, selama kegiatan bisnis yang dilakukan tidak melanggar hukum dan jelas apa tang dibuat, hukum akan melindunginya. Kalau ada pihak lain mengganggu kegiatan usaha yang dilakukan di tempat ini, mereka bisa dilaporkan. Meski domisili berada di virtual office, kedudukannya di mata hukum tetaplah sama.

3. Lokasi Surat-menyurat

Seperti yang sebelumnya dibahas, saat menggunakan virtual office, seseorang akan mendapatkan surat keterangan domisili. Dengan keterangan ini, mereka bisa melakukan aktivitas surat-menyurat secara resmi. Berbagai surat resmi seperti kerja sama dengan perusahaan lain bisa dikirim dan dialamatkan ke domisili miliki virtual office.

Pengelola virtual office akan melakukan sortir terhadap surat yang masuk. Selanjutnya surat akan dibagikan ke perusahaan atau perseroan yang telah dialamatkan. Jadi, selama menggunakan virtual office, Anda tidak perlu ragu menggunakan alamat bangunan sebagai domisili resmi. Semuanya sudah diatur degan baik sehingga Anda akan langsung terima jadi.

4. Lokasi Melakukan Kegiatan Komersial

Surat keterangan domisili yang dimiliki bisa digunakan sebagai commercial domicile. Dengan surat itu, Anda bisa melakukan sebagai kegiatan bertujuan komersial di dalam kantor virtual. Anda bisa melakukan pertemuan dengan klien untuk membahas kerja sama atau bertemu langsung dengan pembeli dan melakukan transaksi secara resmi.

Tanpa memiliki surat keterangan domisili sebenarnya tidak menghalangi perusahaan atau perseroan yang ingin melakukan kegiatan komersial. Namun, akan lebih baik jika kegiatan untuk tujuan mendapatkan keuntungan itu dilindungi oleh hukum. Apabila di kemudian hari ada orang yang mengganggu kegiatan itu, pemilik usaha bisa melaporkannya sebagai aksi melanggar hukum.

5. Mengurus Surat Izin Lain

Surat keterangan domisili tidak hanya memberikan alamat yang lengkap untuk keperluan surat-menyurat saja. Lebih dari itu, surat ini juga merupakan salah satu sarat wajib saat mengurus SIUP. Dengan surat keterangan domisili Surat Izin Usaha Perdagangan bisa diurus sehingga segala bentuk usaha yang dilakukan sudah mengantongi izin.

Sebagai warga yang taat pajak, kepengurusan NPWP harus dilakukan saat mendirikan perusahaan. Anda bisa menurus NPWP ini dengan bantuan surat keterangan domisili.

Surat izin lain yang bisa diurus dengan surat keterangan domisili adalah Akta Pendirian Usaha, Tanda Daftar Perusahaan, dan surat izin perdagangan lain yang akan sangat bermanfaat di kemudian hari.

Memiliki surat keterangan domisili akan membantu Anda dalam mengatasi banyak hal khususnya masalah perizinan. Jadi, kalau menyewa virtual office, usahakan yang bisa membantu kepengurusan domisili.

Cara Mengurus Surat Keterangan Domisili

Ada dua cara untuk mengurus surat keterangan domisili saat menggunakan virtual office. Pertama dengan mengurus sendiri dan yang kedua diuruskan oleh pihak virtual office sehingga Anda hanya akan terima jadi.

1. Mengurus Surat Keterangan Domisili Secara Mandiri

Untuk mengurus surat keterangan domisili secara mandiri tanpa bantuan dari pihak virtual office, Anda harus menyiapkan beberapa dokumen penting di bawah ini.

• Menyiapkan surat permohonan pembuatan SKDP yang ditujukan pada Kasatlak PTSP Kelurahan. Surat keterangan ini sebaiknya ditandatangani oleh direktur utama perusahaan atau pemilik dari perseroan yang resmi. Surat permohonan pembuatan SKDP memuat informasi tentang perusahaan/perseroan yang terdiri dari bidang usaha, jumlah karyawan, dan produk yang dihasilkan.
• Membuat surat pernyataan yang berisi informasi tentang kebenaran atau keabsahan dokumen yang dilampirkan. Surat yang bermaterai tersebut harus sudah ditandatangani oleh direktur utama, direksi, atau penanggung jawab perusahaan.
• Melampirkan dokumen asli dan fotokopi dari akta notaris tentang pendirian perusahaan.
• Melampirkan fotokopi KTP dari direktur utama, direksi, atau penanggung jawab perusahaan.
• Melampirkan fotokopi KK (Kartu Keluarga) dari direktur utama, direksi, atau penanggung jawab perusahaan.
• Melampirkan fotokopi NPWP Pribadi dari direktur utama, direksi, atau penanggung jawab perusahaan.
• Surat keterangan dari penyewaan gedung atau ruang, apabila lokasi kantor di kompleks perkantoran atau virtual office. Surat keterangan ini dilengkapi dengan bukti kepemilikan gedung yang antara lain terdiri dari fotokopi IMB, sertifikat bangunan, dan PBB tahun terakhir dari pemilik gedung atau virtual office.
• Salinan surat perjanjian sewa ruangan dari virtual office.
• Melampirkan daftar BPJS ketenagakerjaan dari pegawai yang dimiliki jika ada.
• Melampirkan surat keterangan retribusi pajak daerah.
• Melampirkan fotokopi Surat Izin Tempat Usaha.
• Melampirkan surat kuasa bermaterai kalau pengurusan dilakukan oleh pihak lain.

Dokumen di atas harus disiapkan dengan baik agar kepengurusan untuk surat keterangan domisili bisa berjalan dengan lancar.

2. Mengurus Surat Keterangan Domisili dengan Batuan Virtual office

Jika Anda melihat lagi daftar persyaratan apa saja yang harus disiapkan untuk mengurus keterangan domisili, apa yang langsung muncul di pikiran? Yang jelas, pikiran malas karena persyaratannya banyak akan muncul paling cepat.

Mengurus surat keterangan domisili memang melelahkan. Namun, setelah memiliki surat tersebut berbagai hal penting terkait dengan bisnis bisa diatur dengan lebih cepat dan mudah.

Nah, melihat rumitnya persyaratan kepengurusan surat keterangan domisili, beberapa virtual office mulai menyediakan layanan kepengurusan. Jadi, saat menyewa virtual office untuk kantor, mereka akan langsung membantu kepengurusan surat keterangan domisili yang cukup rumit khususnya beberapa kota besar seperti Jakarta.

Untuk kepengurusan ini, Anda tetap perlu menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti surat keterangan perusahaan yang ditandatangani direktur atau pemilik. Selanjutnya NPWP dari direktur juga harus disertakan beserta surat pernyataan resmi bermaterai terkait dengan jenis usaha yang dijalankan dan keabsahan dokumen yang dilampirkan.

Selanjutnya dokumen yang diberikan kepada pengelola virtual office akan diteruskan untuk kepengurusan surat keterangan domisili. Sembari menunggu surat keterangan ini selesai, Anda bisa mulai menjalankan kegiatan perusahaan seperti biasa. Anda juga sudah bisa menggunakan alamat dari virtual office untuk alamat surat-menyurat secara resmi dan dijadikan alamat perusahaan untuk menerima klien atau melakukan kegiatan komersial.

Kriteria Badan Usaha/Perusahaan yang Diberi SKD

Meski semua badan usaha atau perseroan yang melakukan kegiatan komersial di virtual office bisa mendapatkan surat keterangan domisili. Ada beberapa kriteria  perusahaan yang bisa diterbitkan surat keterangan domisilinya. Surat keterangan tersebut bisa diberikan kepada miliki usaha virtual office yang merupakan:

1. Badan Usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi aktivitas usaha yang sesuai dengan zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen yang sah misalnya Surat Keterangan Domisili Badan Usaha atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha tersebut; atau
2. Badan Usaha/Perusahaan Perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau di lokasi non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik lainnya yang tidak menetap) Yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
   • Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
   • Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir;
   • Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
   • Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
   • Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Poin-poin di atas hanya beberapa kriteria saja dan akan berbeda di setiap daerahnya. Contoh di atas adalah kriteria yang berlaku di kawasan Jakarta yang sangat padat dengan aktivitas virtual office. (SE BPTSP DKI Jakarta 6/2016)

Daerah lain seperti Surabaya, Malang, atau Bandung mungkin memiliki aturan sendiri sehingga Anda harus mengikuti aturan tempat perusahaan didirikan dan akhirnya terus berkembang menjadi besar seiring dengan berjalannya waktu.

Oh ya, secara umum, kriteria perusahaan yang bisa diterbitkan surat keterangan domisilinya adalah yang memiliki usaha jelas. Maksudnya, usaha yang dilakukan tidak melanggar hukum yang berlaku seperti usaha minuman keras atau penipuan lain yang merugikan banyak orang.

Selanjutnya selama dokumen dari perusahaan bisa dibuktikan keabsahannya, surat keterangan domisili bisa diberikan atau dibuatkan dengan mudah dan digunakan sebagai mana mestinya. Misal untuk mengurus izin usaha lanjutan seperti Surat Izin Usaha Perdagangan, Tanda Daftar Usaha Pariwisata, dan Izin Usaha Jasa Konstruksi).

Masa Berlaku Surat Keterangan Domisili

Pada poin sebelumnya kita sudah membahas banyak hal terkait dengan surat keterangan domisili mulai dari kepengurusannya hingga fungsi yang didapatkan. Nah, pada bagian ini kita akan membahas tentang masala berlaku surat keterangan domisili yang sudah Anda miliki khususnya yang beralamat pada virtual office.

Menurut aturan yang tertuang pada Angka 3 SE BPTSP DKI Jakarta 6/2016, surat keterangan domisili yang beralamat pada virtual office hanya berlaku selama-lama 1 tahun saja. Setelah lebih dari satu tahun, surat keterangan domisili harus diurus kembali agar kebasahan lokasi untuk kegiatan usaha tetap ada.

Penetapan waktu selama 1 tahun oleh pemerintah DKI Jakarta sebenarnya bukan tanpa alasan. Menyewa virtual office biasanya hanya berlangsung dalam beberapa bulan atau maksimal setahun. Lebih dari itu, kalau seseorang tidak bosan dengan kantor yang ditempati, mereka bisa tetap memperpanjang kontak, tapi kalau bosan bisa berpindah ke tempat lain.

Selama virtual office yang ditempati bisa membantu menguruskan surat keterangan domisili, perusahaan bisa pindah ke mana saja asal dekat dengan lokasi ramai atau dekat dengan lokasi dari klien.

Oh ya, batas satu tahun di atas hanya untuk contoh aturan yang ada di DKI Jakarta. Di daerah lain seperti Malang, Surabaya, dan Yogyakarta bisa memiliki aturan sendiri terkait penggunaan virtual office sebagai lokasi usaha yang sah.

Jika Tidak Memiliki Surat Keterangan Domisili

Sebagai penutup artikel ini kita akan membahas hal terkait dengan pertanyaan: Memang penting ya memiliki surat keterangan domisili? Memang kalau tidak memilikinya usaha tidak bisa berjalan dengan lancar? Kalau usahaku hanya kecil-kecilan, memang masih penting surat keterangan domisili ini dibuat?

Untuk menjawab sekaligus berdiskusi terkait masalah di atas, perhatikan dahulu beberapa poin penting di bawah ini.

• Memiliki domisili yang resmi akan meningkatkan pamor dari sebuah perusahaan atau bisnis yang sedang dibangun. Selama ini klien selalu melihat seseorang dari lokasi mereka bekerja dan seperti apa profesionalitas kerjanya. Meski hanya menyewa virtual office, Anda sudah memiliki alamat resmi dan kadang lokasi berada di zona elit.

Dengan memiliki alamat ini, Anda tidak akan malu jika menyerahkan kartu nama yang berisi alamat atau domisili. Selanjutnya, perusahaan juga tidak akan ragu saat mengundang klien ke kantor. Biasanya virtual office memiliki lingkungan yang nyaman sehingga enak untuk pertemuan bisnis.

• Lancar atau tidaknya sebuah usaha memang tidak ada hubungannya dengan surat keterangan domisili. Selama Anda bisa menjalankan bisnis dengan baik dan strategi yang dilakukan benar, bisnis bisa berjalan dengan lancar. Namun, apakah bisnis hanya dilakukan begitu saja tanpa adanya keinginan untuk berkembang?
  Nah, untuk bisa berkembang menjadi lebih baik, beberapa dokumen harus disiapkan dan salah satunya adalah surat keterangan domisili. Dengan surat itu, Anda bisa mengurus surat izin lanjutan yang ada hubungannya dengan kegiatan komersial. Jadi, mengurus surat keterangan domisili tidaklah salah meski Anda boleh tidak mengurusnya.
• Dianggap sebagai perusahaan resmi dan berkembang adalah impian semua orang. Terlebih kalau usahanya dilakukan dari bawah dan akhirnya bisa beranjak hingga memiliki banyak klien, menghasilkan banyak produk, dan mampu mendulang keuntungan yang tidak sedikit.

Dengan usaha yang besar ini, tentu Anda ingin diakui sebagai perusahaan resmi dan tidak abal-abal kan? Untuk terdaftar menjadi perusahaan yang resmi setidaknya Anda harus memiliki surat keterangan domisili yang jelas dan bisa digunakan untuk lokasi surat-menyurat.

• Memiliki domisili resmi akan membuat Anda berkesempatan mendapatkan kerja sama yang jauh lebih besar. Beberapa perusahaan atau klien biasanya enggan menjalin kerja sama dengan perusahaan yang bahkan kop suratnya saja hanya berisi nomor ponsel dan juga email.

Dengan keadaan seperti ini, Anda akan sudah untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih besar di kemudian hari. Mungkin saat ini Anda sudah nyaman dengan usaha kecil-kecilan yang sedang di jalani. Namun, apakah usaha ini tidak ingin dikembangkan? Kalau Anda tetap berada di zona nyaman, cepat atau lambat akan tergerus oleh zaman.

• Masalah akan kerap muncul kalau tidak memiliki domisili resmi yang jelas dan diakui oleh hukum. Misal ada pihak-pihak tertentu memainkan pajak dengan nama dan juga brand yang Anda miliki.

Kalau Anda tidak memiliki alamat yang jelas, bisa saja masalah itu menimpa. Kalau Anda punya alamat resmi, masalah itu bisa ditampik karena alamat yang tertera tidak sama dengan keterangan domisili resmi yang Anda miliki.

Dari pembahasan poin-poin di atas terlihat jelas bahwa memiliki surat keterangan domisili itu sangat penting. Anda bisa tidak mengurus surat ini saat menggunakan virtual office, tapi manfaat yang diberikan tidak akan bisa dirasakan.

Demikianlah pembahasan tentang surat keterangan domisili untuk perusahaan atau perseroan yang menggunakan virtual office. Semoga yang tersaji di atas bisa Anda gunakan sebagai referensi saat menyewa kantor virtual.

Bagaimana LEGALO membantu Anda ?
LEGALO memberikan solusi bagi usaha/bisnis anda, baik Domisili maupun Legalitas usaha. Segera hubungi kami di Nomor 021 – 80674900 / 085959533365.

CC: IGO