Virtual Office Solusi Pebisnis Pemula

Era globalisasi yang merupakan saat dimana begitu maraknya perkembangan teknologi juga perlu disiasati. Hal ini diperlukan agar perekonomian juga dapat ikut berkembang. Selain itu, perkembangan ekonomi juga harus disertai dengan perkembangan hukum yang baik untuk mendapatkan kepastian hukum antar sesama pihak.

Banyaknya kasus penipuan yang bermunculan karena perusahaan yang tidak memiliki kantor, tentunya harus membuat kita memahami arti sebuah kantor. Guna mendapatkan trust atau kepercayaan dari konsumen dan pelanggan atau klien kita, maka keberadaan sebuah kantor sangat diperlukan. Akan tetapi, di kota-kota besar yang lahannya sudah mulai menyempit dan sangat mahal ini membuat permasalahan serius bagi para pelaku usaha untuk memiliki sebuah kantor. Permasalahan ini jelas akan semakin pelik jika tidak ada jalan keluar bagi para pengusaha untuk memiliki sebuah kantor.

Saat ini, kita tengah berada pada masa dimana teknologi sedang berkembang begitu pesat. Perkembangan teknologi tersebut dinilai lebih praktis sekaligus dapat memenuhi kebutuhan manusia, baik secara disadari ataupun tidak. Seiring hadirnya internet pada awal millennium kedua membuat permasalahan ini sedikit demi sedikit teratasi. Saat ini di kota-kota besar muncul suatu konsep perkantoran yang disebut dengan virtual office.

Apa Itu Virtual Office

Virtual Office atau biasa dikenal sebagai kantor virtual merupakan sebuah lokasi usaha yang hanya ada di dunia maya. Dapat dikatakan kantor virtual karena merupakan fasilitas berupa sebuah alamat kantor fisik untuk disewakan yang memungkinkan penyewanya untuk menggunakan alamat virtual office tersebut sebagai alamat bisnisnya.

Sebuah kantor virtual adalah ruang bersama, seperti kantor fisik pada umumnya. Suatu virtual office memiliki semua manfaat dari kantor pada umumnya, seperti telepon, email, fax dan beberapa kebutuhan fisik lainnya yang merupakan bagian integral menjaga operasional kantor normal. Singkatnya, itu adalah jaringan yang dibagi oleh mitra bisnis dan pekerja mengambil dunia maya dan real estate digital melalui internet. Virtual office ini adalah salah satu cara yang efektif untuk memulai sebuah bisnis di abad ke-21.

Langkah awal sebelum menyewa Virtual Office

Untuk memiliki suatu kantor virtual, maka pelaku usaha hanya perlu menyediakan dana sebagai ongkos sewanya. Akan tetapi, sebelum mereka benar-benar memutuskan untuk menyewa kantor virtual, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan tersebut diantaranya seperti pemilihan lokasi, fasilitas yang akan didapatkan, jasa asisten yang disediakan, konsep perusahaannya, sistem kepegawaian dan tentu harga sewanya.

Isi dari suatu virtual office pun bisa dibilang sama dengan kantor pada umumnya, dimana terdapat staff surat-menyurat, resepsionis, pengatur sistem domain perusahaan, dan sebagainya. Salah satu hal yang membedakan hanyalah ruangan dan alamat fisik yang dipakai bersama oleh perusahaan-perusahaan yang meregistrasikan atau menyewa virtual office tersebut.

Virtual office menyediakan jasa penyewaan bagi perusahaan berskala kecil dan menengah dengan biaya yang dapat dikatakan jauh lebih murah. Sebuah perusahaan yang baik adalah sebuah perusahaan yang menjalankan segala aktivitasnya dengan keberadaan sebuah kantor. Dengan sebuah kantor, perusahaan akan dianggap eksis dan nyata. Namun tanpa adanya kantor, perusahaan tersebut bisa saja dikatakan fiktif dan nihil.

Virtual office merupakan pilihan yang tepat bagi Startup ?

Virtual office ini timbul sebagai upaya untuk mewujudkan proses kerja yang efisien dengan melakukan penekanan biaya. Salah satu diantaranya adalah dengan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik, termasuk sarana prasarana yang mendukung kebutuhan kantor. Dengan demikian, adanya virtual office ini membuat pelaku usaha dapat merasakan penghematan anggaran yang terbilang signifikan dibandingkan apabila mereka harus mempunyai kantor pada umumnya. Oleh karenanya, dapat dikatakan bahwa virtual office ini juga sebagai implementasi dari tujuan adanya virtual office untuk membantu pelaku usaha sebagai pemilik atau karyawan perusahaan sebagai pekerja agar dapat meningkatkan produktifitas kerja.

Paket kantor virtual mulai menjadi lebih dan lebih menarik. Itu merupakan andalan starter bisnis baru atau bahkan solusi untuk usaha berisiko dan ekspansi sementara. Sekarang ini, semakin banyak perusahaan yang menawarkan paket kantor virtual yang lebih baik lagi. Hal tersebut menunjukkan bahwa apa yang ditawarkan akan menjadi semakin menarik dan lebih menguntungkan bagi pihak yang hendak menyewa.

Asal mula munculnya Layanan Virtual Office

Pada prakteknya, virtual office sebenarnya telah lama dikenal oleh berbagai negara, salah satu penggagas konsep ini adalah Xerox di Waltham, negara bagian di Massachusets. Akan tetapi, pelaksanaan virtual office di Indonesia berbeda dengan pelaksanaan virtual office di berbagai negara lainnya. Sebagai contoh di Perancis, dalam pelaksanaan virtual office diberlakukan pengawasan yang sangat ketat bagi pengguna virtual office karena terdapat badan pengawas yang berwenang memberikan persetujuan kepada pihak yang ingin menggunakan virtual office. Alamat virtual office yang digunakan dalam prakteknya di Perancis hanya terbatas pada alamat bisnis saja, namun penggunaan alamat tersebut di Indonesia hanya mengenai koresprodensi. Dengan demikian terlihat terdapat perbedaan bahwa pelaksanaan di Indonesia berbeda dengan Perancis yang melakukan pembatasan serta pengawasan mengenai pelaksanaan virtual office.

Di Indonesia, penggunaan kantor virtual sudah marak sejak awal tahun 2000-an. Hal ini ditandai dengan menjamurnya perusahaan yang menawarkan jasa virtual office di Jakarta, seperti salah satunya LEGALO. Kami sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa, menyediakan tempat agar bisnis anda dapat memiliki virtual office, dimana anda sendiri tidak perlu memiliki space untuk kantor anda.

Masalah Yang Muncul ketika Menggunakan Virtual Office

Pelaksanaan dari virtual office ini memang dapat dikatakan sangat mudah dan efisien, akan tetapi dapat menimbulkan beberapa permasalahan. Diantara permasalahan yang dimaksudkan, antara lain:

Pertama, permasalahan yang dapat timbul dari penggunaan virtual office adalah mengenai apakah pelaksanaan virtual office yang didasarkan dengan sebuah perjanjian sewa-menyewa yang sah menurut hukum positif yang berlaku di Indonesia.

Kedua, permasalahan yang dapat timbul adalah mengenai pertanggung jawaban pihak penyedia virtual office atas permasalahan yang timbul atas pengguna virtual office.

Akhir tahun lalu, industri kreatif Indonesia dibuat ramai dengan terbitnya aturan sementara yang melarang penggunaan virtual office untuk domisili perusahaan. Alasannya, untuk mengantisipasi adanya perusahaan fiktif. Demikian juga dengan pihak Kementerian Perdangangan yang menyebutkan bahwa virtual office masih bisa digunakan untuk kepentingan alamat kontak perusahaan.

Terbitnya aturan yang melarang penggunaan virtual office seperti co-working space sendiri sebenarnya berhasil menimbulkan keresahan yang dirasakan oleh pelaku industri kreatif. Pada intinya mereka menyebutkan bahwa aturan ini bisa menghambat pertumbuhan UMKM (Usaha Mikro Kecil dan Menengah) dan juga perusahaan rintisan yang belum memiliki modal besar atau biasa disebut dengan startup.

Apabila harus ditinjau kembali, sebenarnya tidak ada yang salah dengan alasan di balik terbitnya regulasi larangan penggunaan virtual office. Akan tetapi, penerapannya memang masih kurang tepat sasaran.

Pelaksanaan virtual office ini melibatkan beberapa pihak, yaitu pihak penyedia virtual office dan pihak pengguna virtual office. Kedua belah pihak tersebut terikat dengan perjanjian sewa-menyewa. Akan tetapi dalam pelaksanaan dan penerapannya, penggunaan alamat kantor sebagai objek perjanjian sewa ini tidak diberikan pembatasan bagi penggunaannya. Oleh karenanya, pihak pengguna dapat melakukan semua hal atas alamat kantor yang menjadi objek dari suatu perjanjian virtual office. Salah satu contohnya adalah dengan menggunakan alamat kantor virtual office sebagai domisili di berbagai perjanjian yang dibuat oleh pihak pengguna dengan pihak ketiga. Apabila terjadi permasalahan hukum yang ditimbulkan oleh pengguna virtual office atas alamat kantor virtual tersebut, maka pihak penyedia virtual office yang memiliki pertanggung jawaban berdasarkan hukum perdata atas hal tersebut.

Di sisi lain, dengan lahirnya Virtual Office and Co-Working Space Association Indonesia (VOACI), dapat dikatakan bahwa seharusnya sekarang ini dapat menjadi waktu yang tepat bagi para pemangku kepentingan dan pelaku industri untuk duduk bersama dan berdiskusi menentukan aturan yang tepat guna mendorong pertumbuhan ekosistem yang tengah menggeliat di Indonesia.

Berkaitan dengan virtual office, adanya kenyataan bahwa terdapat penurunan pinjaman dari bank dan peningkatan inflasi. Hal tersebut juga yang menyebabkan banyaknya perusahaan yang saat ini tengah berada di ambang keruntuhan. Salah satu siasat yang dapat mereka lakukan sebagai solusi atas permasalahan ini adalah dengan menyewa ruang kantor virtual.

Disadari ataupun tidak, hadirnya virtual office termasuk di Indonesia dapat dikatakan membantu perkembangan bisnis yang tengah ditekuni oleh pelaku usaha, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang ingin test pasar atau sedang mengembangkan cabang. Diantara alasan utama mereka menyewa ruang kantor virtual adalah karena hal tersebut tidak memerlukan biaya yang terlalu tinggi sehingga dapat menguras banyak uang.

Benefit Dari menggunakan Virtual Office

Manfaat lain yang dapat dirasakan dengan tidak memiliki kantor fisik yang sebenarnya adalah kenyataan bahwa pemimpin perusahaan seolah memiliki kebebasan untuk bekerja dari setiap lokasi yang mereka rasa paling nyaman, baik itu di rumah mereka, tempat makan seperti kafe, bahkan sebuah kedai kopi.

Begitu berminatnya pelaku usaha pemula pada virtual office ini tidak lain dikarenakan bahwa virtual office dianggap lebih efektif dalam hal menghemat biaya usaha serta administrasi perusahaan yang selama ini dianggap cukup rumit. Satu hal lainnya yang cukup menarik dari virtual office yaitu seseorang yang memilikinya tidak harus mempunyai kantor dalam bentuk bangunan fisik. Namun, mereka hanya perlu menyewa sebuah alamat penyedia virtual office yang nantinya bisa membantu dalam berbagai keperluan tanpa harus memikirkan bagaimana mendapatkan perlengkapan atau kebutuhan perusahaan yang kiranya diperlukan.

Dapat dibayangkan apabila suatu perusahaan dapat meniadakan biaya sewa atas kantor, biaya administratif kantor dan biaya karyawan pengelolanya, maka berapa besar penghematan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Oleh karenanya, dengan konsep virtual office ini, maka pelaku usaha tidak lagi perlu menyediakan maintenance costs gedung perusahaan. Selain itu, pelaku usaha juga tidak perlu mempekerjakan pegawai untuk operator telepon atau resepsionis karena semua hal tersebut telah masuk dalam layanan virtual office dengan catatan apabila hal tersebut termasuk bagian dalam perjanjian.

Fasilitas yang diberikan oleh penyedia jasa Virtual Office

Pihak penyedia yang menyediakan virtual office pada umumnya juga menyediakan ruangan untuk melakukan meeting yang sudah lengkap dengan berbagai peralatan yang dibutuhkan. Ruang meeting tersebut bisa dipergunakan sesekali oleh si penyewa virtual office dan disesuaikan dengan kesepakatan dalam memilih jadwal pemakaian ruangan.

Adanya konsep virtual office ini memungkinkan untuk meminimalisir biaya kantor, akan tetapi tetap menjaga profesionalitas pelaku bisnis. LEGALO (salah satu perusahaan penyedia virtual office) mengenakan tariff Rp 4.500.000 per tahun untuk Beginner’s Luck dan Rp 7.500.000 per tahun untuk Power Startup. Selain itu, kami juga menyediakan meeting package yang informasi selengkapnya dapat dilihat pada website kami.

Berbagai jenis usaha yang cocok menggunakan virtual office antara lain: akuntan, home industry, pengacara, bisnis konsultan, toko online, dokter atau terapis, real estate, dan lain sebagainya.

Virtual office dapat dikatakan sebagai suatu tren baru dimana pelaku usaha hanya menyewa alamat di gedung perkantoran namun sebenarnya tidak menempati ruang kantor fisik. Hadirnya virtual office ini diakibatkan oleh kemajuan teknologi yang membuat orang tidak perlu khawatir memikirkan pengeluaran atau perlengkapan kerja konvensional, misalnya meja kerja, kursi, komputer atau laptop, dan sebagainya.

Keuntungan menggunakan virtual office antara lain diantaranya dapat ‘memiliki’ kantor di gedung bergengsi tanpa harus menyewa ruang kantor secara permanen. Selain itu, perusahaan yang menyewa virtual office akan mendapat nomor telepon khusus sehingga saat klien perusahaan tersebut menelepon, maka operator virtual office akan menjawab telepon atas nama perusahaan tersebut. Dengan demikian, si klien akan mengira bahwa perusahaan tersebut memiliki kantor.

Selain menjawab telepon, si operator juga bertugas menerima dan mengirimkan surat-surat yang masuk kepada si penyewa. Dengan demikian, si penyewa tetap dapat memiliki alamat untuk kegiatan surat menyurat perusahaan. Tidak hanya jasa operator, kantor virtual juga umumnya memiliki ruang kerja, ruang rapat dan aula pertemuan yang dapat disewa. Penyewa bisa memesan ruang kerja atau ruang rapat dengan menelepon terlebih dahulu kepada pihak penyedia virtual office. Layaknya di hotel, mereka harus check-in saat masuk dan check out setelah pekerjaan selesai. Oleh karenanya, dapat dikatakan bahwa virtual office memang dapat mempermudah para pelaku usaha dalam menjalankan kelangsungan bisnisnya.

Perkembangan dari kantor virtual office

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan “Virtual Office, Inc”, di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai “Intelligent Office”.

Perusahaan penyedia layanan virtual office yang saat ini semakin bertambah banyak, dapat memudahkan individu atau pelaku usaha yang hendak menyewa sebuah kantor untuk mengembangkan usaha yang tengak ditekuninya tanpa harus memikirkan hal-hal kecil berkaitan dengan perusahaan, diantaranya seperti kelengkapan peralatan kebutuhan perusahaan. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Virtual office saat ini tidak hanya sebagai penggunaan suatu ruang kerja di dunia maya, akan tetapi juga aplikasi lengkap termasuk diantaranya komunikasi profesional. Secara singkat, dapat dikatakan bahwa virtual office ini biasanya dibutuhkan oleh:

Pengusaha baru, yaitu orang-orang yang masih terbilang baru merintis usahanya. Pada umumnya mereka ini membutuhkan alamat kantor untuk dapat membuat legalitas perusahaan. Tidak hanya itu, mereka juga membutuhkan alamat yang nantinya akan dicantumkan di dalam kartu nama, kop surat perusahaan, dan lain sebagainya.

Virtual Office untuk Pengusaha rumahan (home based industry).

Pengusaha rumahan (home based industry). Beberapa waktu lalu pemda DKI mengeluarkan peraturan bahwa kawasan pemukiman tidak dapat dijadikan sebagai alamat usaha, hanya kawasan perkantoran yang bisa mengeluarkan surat domisili usaha. Oleh karenanya, virtual office ini diperlukan bagi mereka yang masih belum memiliki kantor utama.

Pengusaha yang membutuhkan alamat kantor yang prestigius. Apabil ada seorang klien yang ingin berkunjung sedangkan kantor yang sudah ada kurang representatif, biasanya pengusaha akan menyewa Virtual Office untuk kepentingan prestigius.

Selain itu, virtual office ini secara umum juga digunakan oleh: Home Industri barang dan/atau jasa, Akuntan, Pengacara, Perusahaan yang bergerak di bidang Hukum, Toko online, Dokter ataupun ahli terapi, Bisnis konsultan, Mediator ataupun resolusi konflik, Kamar Dagang, Senior manajemen, Real estate, Perusahaan hipotek, Broker Saham atau perencana keuangan, Koleksi lembaga, Jaringan kelompok, Pelatih atau instruktur, serta Inkubator.

Beberapa fasilitas ataupun pelayanan yang disediakan oleh pihak penyedia virtual office antara lain:

1. Alamat Tecnico, merupakan sebuah bangunan bergengsi untuk dipermainkan sebagai alamat marketing perusahaan.

Alamat surat, merupakan alamat berpengalaman dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.

2. Resepsionis, merupakan tenaga Resepsionis selaku ”wakil” untuk menerima serta menandatangani paket atau arsip.

3. Marketing Meeting Space, merupakan penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan dalam hitungan waktu tiap jam, tiap hari ataupun tiap minggu untuk melengkapi pertemuan maupun rapat.

Selain itu, beberapa virtual office juga akan menyediakan layanan lengkap seperti jaringan internet atau WiFi, broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tahap lanjut, conference call, video conferences, lobi atau ruang tunggu dan dapur.

Meskipun rasa memiliki perusahaan tersebut kurang karena hanya merupakan kantor virtual yang diperoleh dengan perjanjian sewa yang memiliki jangka waktu sehingga dapat membuat karyawan atau pekerja dalam perusahaan tersebut merasa was-was karena sewaktu-waktu dapat kehilangan pekerjaan, secara singkat adanya virtual office inipun telah memberikan banyak manfaat. Beberapa manfaat adanya virtual office antara lain sebagai berikut:

Adanya virtual office dapat memungkinkan karyawan perusahaan untuk bekerja secara online. Dengan demikian, karyawan perusahaan akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja. Entah pagi ataupun malam, itu semua tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja secara online, maka kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

Apabila pelaku usaha menyewa suatu virtual office, maka mereka dapat menentukan lokasi yang sesuai dengan keinginan dan juga budget yang mereka miliki. Dengan demikian, adanya virtual office ini tidak menutup kemungkinan bagi pelaku usaha yang belum memiliki kantor dapat menyewa kantor virtual di lokasi yang strategis dengan biaya sewa yang sesuai dengan kemampuannya.

Selain itu, memiliki kantor secara virtual yang tidak seperti kantor yang lain, membuat pelaku usaha tidak diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keseharian sebuah perusahaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa dari segi biaya, apabila pelaku usaha menyewa virtual office maka termasuk bisnis modal kecil ketika dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

Apabila pelaku usaha menyewa virtual office, maka mereka dapat menemukan banyak sekali jenis pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja, melainkan pekerjaan dari luar negeri sekalipun juga bisa mereka dapatkan dengan mudah. Hal demikian terjadi karena tidak adanya ketergantungan atas kantor virtual yang disewakan, sehingga dapat dikatakan bahwa kantor virtual yang telah disewa oleh pelaku usaha dapat dia manfaatkan sebagaimana keinginannya.

Apabila pelaku usaha dapat serius menjalankan pekerjaan di kantor virtual yang telah mereka sewa, maka tidak menutup kemungkinan bahwa mereka bisa memperoleh penghasilan yang tidak terbatas. Hal tersebut dapat terjadi karena segala macam keperluan untuk kelangsungan perusahaan tidak lagi perlu mereka pikirkan, hal tersebut merupakan satu diantara tanggungan yang dibebankan pada pihak penyedia virtual office sebagaimana disebutkan dalam perjanjian. Dengan demikian, perusahaan penyewa virtual office dapat melangsungkan kegiatan perusahaan bahkan mendapat sebanyak-banyaknya permintaan pekerjaan dengan hasil yang nantinya akan mereka dapatkan.

Secara keseluruhan dapat dikatakan bahwa sekarang ini, kita tidak perlu lagi repot menyewa tempat yang besar dan mahal untuk mulai merintis sebuah startup karena saat ini banyak sekali fasilitas kantor virtual yang dapat menjadi jawaban atas kebutuhan startup baru yang sedang berkembang. Dengan pilihan paket harga yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, kita bisa membuat startup yang sedang dirintis terkesan semakin profesional dan dinamis. Tidak perlu repot bermacet-macet untuk datang ke kantor setiap hari karena layanan kantor virtual dapat memfasilitasi aktivitas bisnis kita secara fleksibel. Terlebih dalam era globalisasi ini, dimana setiap harinya penggunaan teknologi akan semakin berkembang, pertambahan penduduk semakin meningkat, sedangkan lahan semakin menyempit. Dengan demikian, virtual office menjadi salah satu solusi untuk mengikuti perkembangan teknologi yang kian marak tiada henti.

Layanan LEGALO Virtual Office

Berdasarkan empat ulasan di atas, eksistensi virtual office di TB Simatupang ternyata berdampak langsung terhadap model kerja yang lebih modern dan profesional. Informasi tentang layanan Legalo Virtual Office selengkapnya bisa Anda dapatkan dengan menghubungi 021–80674900/085959533365.