Virtual Office, Tren Terbaru untuk Sewa Kantor di Gedung Perkantoran Elit

By adminlegalo | February 1, 2018 |

Tren penggunaan virtual office di Indonesia khususnya kota besar semakin meningkat seiring dengan berjalannya waktu. Para pemilik startup yang belum mampu memiliki kantor sendiri bisa menggunakan virtual office sebagai kantor pusat. Di sini, berbagai aktivitas bisnis bisa dilakukan layaknya kantor yang dimiliki perusahaan besar.

Untuk mengenal seperti apa tren virtual office yang ada di Indonesia, simak ulasannya dalam beberapa poin di bawah ini.

Apa itu Virtual Office dan Bagaimana Mereka Beroperasi?

Pada dasarnya virtual office adalah kantor atau sebuah ruangan yang memiliki meja, kursi, dan fasilitas lainnya. Kantor ini tidak dimiliki oleh pemilik usaha, tapi dimiliki oleh orang lain. Untuk bisa menggunakan virtual office ini seseorang harus menyewa baik itu bulanan, enam bulan sekali, atau per tahun.

Virtual office biasanya berbentuk deretan ruangan yang berjajar satu sama lain. Masing-masing ruangan biasanya disewa oleh perusahaan atau pemilik bisnis sebagai kantornya. Segala aktivitas bisnis dan kreatif dari perusahaan bisa dilakukan di sini termasuk aktivitas surat menyurat.

Penyewa virtual office bisa menggunakan alamat bangunan untuk alamat perusahaan mereka. Jika aktivitas surat-menyurat terjadi, pihak penyewa akan mendistribusikan surat sesuai dengan nama bisnis yang tertera.

Untuk lebih paham tentang virtual office dan bagaimana mereka beroperasi coba simak urutannya di bawah ini.

Pemilik usaha mendaftar dan menentukan durasi sewa dari ruangan yang akan digunakan.
Sebelum menyetujui, penyewa akan memilih paket virtual office yang disediakan yang disesuaikan dengan kebutuhan penyewa. Paket ini biasanya berkaitan dengan berapa banyak jumlah kursi yang ada di ruangan, sebesar apa mejanya, akses internet, dan fasilitas yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Setelah melakukan pembayaran, virtual office bisa segera digunakan hingga masa sewa habis.
Penyewa bisa mengurus surat keterangan domisili di kantor pemasaran virtual office. Keterangan ini bisa digunakan untuk mengurus aneka surat mulai dari pembuatan izin perusahaan dan usaha.
Setelah mengurus surat keterangan domisili, penyewa bisa menggunakan alamat virtual office untuk alamat kantornya.

Virtual office bisanya memiliki jam kerja mulai dari pagi hingga malam. Bisnis yang menggunakan kantor di sini harus mematuhi jam buka itu. Misal virtual office tutup pukul 21.00, semua orang yang masih bekerja diharapkan bisa segera pulang agar esok hari ruangan bisa dibersihkan lebih awal dan bisa digunakan seperti biasanya.

Oh ya, beberapa virtual office ada yang bisa menguruskan surat keterangan domisili bahakan layanan pengurusan domisili fiurus secara gratis oleh penyedia jasa virtual office. Surat ini bisa digunakan untuk mengurus SIUP dan izin turunan lainnya terkait bisnis dan produk yang dihasilkan. Pemilik usaha hanya perlu menyiapkan dokumen yang diminta agar kepengurusan bisa berjalan dengan lancar.

Lebih lanjut, virtual office kadang melakukan pemeriksaan terhadap bisnis yang dilakukan di bangunan mereka. Bisnis-bisnis yang dilarang dan melanggar hukum tentu akan dilarang dan penyewa tidak diperkenankan lagi menyewa. Jadi, semua penyewa kantor harus menggunakan bangunannya untuk kegiatan positif.

Virtual office Cocok untuk Segala Bisnis?

Pada dasarnya virtual office bisa digunakan untuk segala bisnis khususnya startup yang belum memiliki kantor. Daripada modal yang dimiliki habis untuk membuat kantor, lebih baik menyewa ruangan untuk kantor selama beberapa tahun dulu agar perusahaan berkembang menjadi besar.

Bisnis-bisnis yang cocok untuk mengisi virtual office biasanya yang tidak membutuhkan banyak fasilitas dan kebutuhan teknis lain seperti:

1. Ahensi

Ahensi biasanya berisi orang-orang yang bergerak di bidang kreatif mulai dari desain, fotografi, videografi, dan penulis. Mereka melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan periklanan baik itu digital maupun tradisional. Mereka akan membuat berbagai jenis konten baik itu copy ads, iklan gambar, dan iklan video.

Pekerja di ahensi tidak semuanya ngantor di satu tempat. Jadi, virtual office kerap digunakan sebagai tempat management berkumpul atau untuk rapat koordinasi saja. Dengan kebutuhan ngantor yang tidak terlalu banyak, virtual office adalah pilihan yang tepat untuk saving cost.

2. Media Online

Media online bisa menggunakan virtual office untuk bekerja dan melakukan segala aktivitas kreatif serta bisnis. Karena media tidak membutuhkan banyak fasilitas selain meja, kursi, dan internet, menyewa virtual office adalah pilihan yang tepat.

Saat ini media online sedang menjadi tren di Indonesia. Beberapa perusahaan baru yang bergerak di bidang media terus tumbuh mulai dari media humor, media populer, hingga media berupa konten video. Media seperti ini biasanya tidak memiliki kantor pusat sehingga memilih menggunakan virtual office.

3. UMKM

Usaha kecil dan menengah atau UMKM juga bisa menggunakan virtual office untuk kantor pusatnya. Di kantor ini, tim bisa melakukan pemasaran secara online menggunakan media sosial dan platform e-commerce dan menarik klien baru yang tertarik dengan produk yang dimiliki.

Penggunaan virtual office oleh UMKM juga bisa meningkatkan gengsi dari merek yang diusung. Daripada menggunakan gudang dan bekerja di rumah, lebih baik menggunakan virtual office untuk tempat bekerja, mendesain, dan berhubungan dengan calon pembeli.

4. Online Shop

Mereka yang merintis bisnis online shop bisa menggunakan virtual office untuk pusat layanan kepada customer. Kantor ini juga bisa digunakan untuk bertemu klien saat melakukan kerja sama terkait penjualan produk. Dengan fasilitas lengkap dan koneksi yang baik, berbagai aktivitas penjualan bisa dilakukan di sini dan pengiriman bisa dilakukan dari gudang.

Menggunakan virtual office juga membuat koordinasi antar pegawai jadi lebih baik. Kerja bisa lebih fokus karena tidak terganggu dengan hal-hal yang tidak bermanfaat. Kalau bisnis ini mengalami gangguan, penyelesaian bisa dilakukan saat itu juga dengan diskusi semua pegawai yang ada.

5. Berbagai Startup

Aneka startup bisa menggunakan virtual office karena ramah di kantong. Bisnis yang masih akan berkembang ini bisa memanfaatkan segala fasilitas yang ada di virtual office untuk memaksimalkan kerja tim dan berburu klien atau membuat produk yang inovatif untuk menarik minat masyarakat.

Bisnis yang Tidak Diperbolehkan Menggunakan Virtual office

Saat menggunakan virtual office, perusahaan atau bisnis yang ada di sana akan mendapatkan surat keterangan domisili. Surat ini bisa digunakan untuk berbagai kepengurusan termasuk sebagai tanda legalitas wilayah bisnis dan usaha.

Sayangnya tidak semua kota memiliki aturan virtual office kecuali Jakarta. Kota ini memperbolehkan surat keterangan domisili digunakan untuk pengurusan SIUP meski durasinya hanya setahun saja. Setelah izin habis, SIUP harus diperbarui lagi dan begitu seterusnya.

Nah, meski semua jenis usaha diperbolehkan untuk melakukan usaha di virtual office, ada sedikit pengecualian menurut praktisi hukum Irma Devita Purnamasari. Menurut Devita Purnamasari penggunaan virtual office untuk alamat usaha tidak menyalahi aturan, tapi perusahaan yang sudah menerbitkan faktur pajak tidak bisa menggunakan kantor jenis ini.

Lebih lanjut dari perkataan praktisi hukum di atas, perusahaan yang sudah memiliki omzet lebih dari Rp600 juta per tahun tidak bisa menggunakan virtual office. Perusahaan itu harus memiliki alamat sendiri meski itu bangunan sewa. Yang penting dari semua, alamat yang digunakan untuk surat-menyurat tidak digunakan oleh banyak perusahaan.

Kalau perusahaan sudah mampu menerbitkan faktur pajak, petugas dari Dirjen Pajak bisanya akan melakukan survei ke kantor. Nah, kalau kantornya berupa virtual office, mereka akan kesulitan dalam melakukan verifikasi data yang berguna dalam alur pembayaran pajak.

Kelemahan Cara Kerja Menggunakan Virtual office

Secara garis besar, menggunakan virtual office memberikan banyak keuntungan khususnya terkait biaya sewa. Namun, bukan berarti kantor ini tidak memiliki kelemahan. Virtual office yang terus berkembang di Indonesia ini ternyata memiliki beberapa kekurangan.

1. Tidak Memiliki Aset

Menggunakan virtual office akan membuat perusahaan dan bisnis tidak memiliki aset apa pun. Barang-barang dan fasilitas yang ada di ruangan miliki penyedia layanan sewa kantor. Kalau dalam jangka waktu 2-3 tahun perusahaan tetap menggunakan virtual office mereka tidak akan memiliki aset seperti tanah atau bangunan.

Yang bisa dilakukan oleh bisnis hanyalah mengumpulkan untung, membayar sewa kantor, dan berharap akan memiliki investor besar agar bisa memiliki kantor sendiri agar perusahaan lebih dipandang.

2. Salah Komunikasi Antar Pegawai

Untuk perusahaan yang bergerak di bidang media online atau jual beli online, karyawan yang dimiliki kadang berada di luar kota. Virtual office hanya digunakan sebagai kantor pusat sehingga kalau ada koordinasi yang lebih rumit rawan sekali terjadi miskomunikasi.

Hal seperti ini berbeda dengan karyawan yang bekerja dalam satu kantor dan terus bertemu setiap hari. Pada situasi ini, koordinasi bisa berjalan dengan cepat dan mudah. Masalah komunikasi yang salah bisa diminimalkan agar tidak terjadi perselisihan yang mengganggu bisnis.

3. Masalah Psikologi Karyawan

Karyawan yang bekerja di virtual office biasanya merasa sedikit kesepian. Hal ini bisa terjadi karena tidak semua kantor memiliki banyak karyawan. Komunikasi yang kurang antar personal ini membuat tidak adanya semangat bekerja sehingga pekerjaan sering terbengkalai.

Berbeda dengan kantor umum yang memiliki banyak karyawan, pekerja bisa memiliki banyak teman. Selian itu, persaingan untuk mendapatkan posisi tertinggi juga terjadi sehingga semangat untuk bekerja semakin tinggi.

4. Sulit Mengurus Perizinan

Kekurangan virtual office yang cukup berat adalah susahnya melakukan perizinan. Virtual office masih belum diakui sebagian besar kota di Indonesia. Padahal untuk mengurus izin usaha dibutuhkan keterangan domisili. Kota selain Jakarta, keterangan domisili harus sesuai dengan lapangan. Saat survei dilakukan kantor tidak akan ada sehingga izin tidak bisa diberikan.

Kantor dengan virtual office bisa mengurus berbagai surat kalau berada di Jakarta. Pemerintah setempat sudah memiliki aturan yang memperbolehkan penggunaan kantor virtual ini. Perizinan seperti SIUP, TPD, dan SKDBU bisa dilakukan meski masa berlakunya 1 tahun saja.

5. Koneksi di Virtual office

Salah satu keunggulan yang banyak ditawarkan oleh virtual office adalah koneksi internet yang cepat. Karena pekerja atau bisnis yang menggunakan virtual office banyak menggunakan internet, koneksi yang cepat adalah hal wajib yang tidak bisa ditolak lagi. Beberapa virtual office mungkin sudah menepati janji dengan menyediakan koneksi yang cepat, tapi selebihnya?
Beberapa pengguna virtual office banyak yang mengeluhkan masalah koneksi yang sangat lambat. Parahnya lagi, koneksi yang tidak lancar ini menghambat pekerjaan. Pekerja yang harusnya bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu jadi terhambat dan harus pulang terlambat dari kantor.

Untuk menghindari koneksi yang cukup parah ini, sebelum menyewa virtual office disarankan untuk mengedek koneksi terlebih dahulu.

6. Bergantian Menggunakan Fasilitas

Fasilitas yang ditawarkan oleh virtual office tidak sama satu dengan yang lain. Ada yang mendapatkan fasilitas lengkap mulai dari set meja dan kursi yang baik, perlengkapan presentasi, hingga mesin cetak dan fotokopi. Namun, ada kantor yang hanya berisi meja dan kursi saja dan koneksi internet.

Kalau ingin rapat dan menggunakan ruangan meeting, penyewa virtual office memesannya terlebih dahulu. Mereka harus bergantian dengan penyewa lain yang juga ingin melakukan rapat di ruangan yang memiliki LCD dan proyektor.

Fasilitas lain yang juga harus digunakan bergantian adalah mesin fotokopi atau printer sehingga cukup mengulur waktu. Lebih lanjut, ruangan bersantai dan toilet juga digunakan banyak orang sehingga kebutuhan privasi individu dan kantor sulit dipenuhi.

7. Membutuhkan Sistem Penyimpanan Data

Kalau kantor biasa dengan bangunan permanen sepenuhnya digunakan oleh perusahaan, berbagai jenis data baik itu fisik atau virtual bisa disimpan dengan mudah. Admin akan mengumpulkan semua data mulai dari dokumen transaksi, dokumen utang, hingga bukti transaksi dalam folder dan disimpan.

Bekerja di virtual office sedikit berbeda dengan bekerja di kantor asli. Untuk penyimpanan data, diperlukan tempat khusus seperti cloud yang ada di internet. Karena data dalam bentuk virtual, kalau sampai terhapus dan tidak memiliki backup, semua akan hilang dan tidak bisa dikembalikan lagi.

Untuk menghindari masalah ini, data disarankan untuk disimpan di online storage tepercaya atau media penyimpanan fisik seperti hardisk portable dengan jumlah lebih satu. Namun di Zaman ini bahkan bekerja diluar tanpa kontak secara langsung bukanlah menjadi masalah. Kerjasama tim pun dapat diperkuat dengan membuat sistem kerja yang terintegrasi tentunya.

Daftar Virtual Office Di Jakarta Selatan

**Berikut daftar virtual office yang berada di Jakarta Selatan.**

Legalo Virtual Office Jakarta

Alamat: 18 Office Park ,10th A Floor, Jalan TB Simatupang No 18, RT.2/RW.1, Pasar Minggu, Kebagusan ,Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12520

Website: https://legalo.id/

Voffice

Alamat: Jalan T.B. Simatupang No. 18C, SCBD, Pasar Minggu, Kebagusan ,Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 12430

Cre8 & Cowork

Alamat: Level 13-A, Metropolitan Tower, Jalan RA Kartini No.9, Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 12440

Daftar Virtual Office Di Jakarta Utara

Berikut daftar virtual office yang berada di Jakarta Utara.

Grha Sentra

Alamat: Grha Sentra Lt. 5, Jalan Agung Perkasa IX Blok K-1, No. 26-27, Kota Jakarta Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 14350

MESO Business Centre

Alamat: Jl. Gunung Sahari No.18, Pademangan Barat, Pademangan, Kota Jakarta Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 14420

Cre8 & Cowork

Alamat: Level 6, PIK Avenue, Jalan Pantai Indah Kapuk Boulevard, Kota Jakarta Utara, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 14470

Daftar Virtual Office Di Jakarta Barat

Berikut daftar virtual office yang berada di Jakarta Barat.

Grand Slipi Tower

Alamat: Jalan Letjen S. Parman, Palmerah, Kota Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 11480

Private Office

Alamat: Grand Slipi Tower Lantai 5 Unit E – F, Jalan S. Parman Kav. 22-24, Slipi, Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota, Jakarta, Indonesia

Centerflix Boutique Office & Virtual Suites

Alamat: Jl. Danau Toba 104, Suite 100, Unetco Centre, RT.13/RW.3, Bendungan Hilir, Kota Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10210

Daftar Virtual Office Di Jakarta Timur

Berikut daftar virtual office yang berada di Jakarta Timur.

Graha Inspirasi

Alamat: Jalan Manunggal Pratama No.8, Kelurahan Cipinang Melayu, Kecamatan Makasar, Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota, Jakarta 13570

Komando Virtual office

Alamat: Jl.Raya Cipinang Indah No.1 Kalimalang, Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta

Benarkah Google My Business Melarang Virtual Office Sebagai Area Layanan Bisnis ?

Google My Business adalah sebuah listing yang akan menampilkan data perusahaan atau bisnis. Alamat, nomor telepon, web resmi, dan web dari Google juga akan ditampilkan. Perusahaan yang sudah masuk dalam listing ini juga bisa diulas oleh user Google sehingga bisa memengaruhi performa mereka di mesin pencari.

Pentingnya Google My Business untuk brand awareness di dunia maya membuat banyak orang ingin mendapatkannya. Mereka akan mendaftarkan bisnis secara online untuk melakukan verifikasi. Google akan melacak alamat yang digunakan dan mengirimkan surat penerimaan kurang lebih 3 minggu setelah pengajuan.

Yang menjadi masalah di sini adalah bangunan yang digunakan untuk virtual office digunakan oleh banyak bisnis atau usaha. Padahal untuk mendaftar Google My Business dibutuhkan alamat tunggal yang autentik, bukan alamat virtual.

Google telah mengeluarkan aturan tentang virtual office apakah diperbolehkan mendaftar atau tidak. Aturan baru itu mengatakan kalau kantor virtual tidak bisa digunakan untuk alamat usaha. Alamat ini dianggap fiktif karena terdapat duplikasi dengan beberapa usaha yang lain.

Meski dilarang oleh Google, pemilik mesin pencari terbesar ini masih memperbolehkan, penggunaan virtual office untuk area bisnis asal ada yang mengoperasikan kantor. Maksudnya, meski kantornya virtual, masih ada orang yang berada di kantor dan melakukan kegiatan usaha.

Anda mungkin bisa menggunakan virtual office untuk melakukan bisnis atau usaha. Namun, untuk deteksi oleh Google sangat sulit. Nah, demi mengoktimalkan branding di dunia maya, Anda bisa memanfaatkan konten blog, video, gambar, dan konten lain yang dipasarkan dengan baik.

Jadi, meski tidak masuk dalam listing Google My Business, usaha yang Anda lakukan tetap dikenali oleh mesin pencari.

Demikianlah uraian tentang virtual office yang sedang menjadi tren di kota besar khususnya Jakarta. Semoga uraian di atas bisa Anda gunakan untuk referensi sebelum menggunakan virtual office sebagai tempat memulai usaha atau startup.

Bagaimana LEGALO membantu Anda ?

LEGALO memberikan solusi bagi usaha/bisnis anda, baik Domisili maupun Legalitas usaha. Segera hubungi kami di Nomor 021 – 80674900 / 085959533365.

Cc: IGO

Posted in Artikel and tagged gedung, jakarta, jakarta barat, jakarta selatan, jakarta utara, kantor, sewa, Vo