Cara Mudah Membangun Bisnis Startup Dengan Virtual Office

Memiliki bisnis sendiri merupakan cita-cita sebagian besar orang. Namun sayangnya, tidak semua orang mampu mewujudkannya dengan alasan keterbatasan biaya.

Dahulu, untuk membangun sebuah perusahaan, Anda tentu harus menyiapkan uang hingga ratusan juta rupiah. Bahkan untuk mengurus legalitas sebuah PT, dibutuhkan waktu hingga berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun. Selain pengurusan dokumen yang cukup merepotkan, para pendiri perusahaan juga harus menyiapkan gedung atau kantor, yang apabila dibangun sendiri, bisa membutuhkan waktu lama dan biaya yang besar.

Namun kini, membangun sebuah perusahaan bukanlah hal yang mustahil dilakukan setiap orang yang ingin memiliki bisnis sendiri. Selain biaya yang dibutuhkan bisa lebih ringan, proses pengurusan legalitas perusahaan kini juga lebih mudah. Salah satu kemudahan tersebut adalah karena adanya kantor virtual (virtual office) yang membuat pebisnis tidak perlu repot-repot membangun atau menyewa kantor resmi.

Apa Itu Virtual Office?

Kantor virtual atau virtual office merupakan aplikasi layanan perkantoran yang berbentuk virtual. Berbeda dari kantor biasa yang hanya bisa ditempati oleh satu perusahaan, kantor virtual dapat dijadikan sebagai alamat resmi oleh banyak perusahaan sekaligus.

Pada dasarnya, kantor virtual merupakan sebuah kantor fisik dengan beragam fasilitas perkantoran biasa, seperti: ruang rapat, resepsionis, serta berbagai keperluan kantor lainnya. Akan tetapi, ketika menyewa kantor ini, pengguna hanya menggunakan telepon dan alamatnya sebagai identitas atau alamat resmi domisili perusahaan.

Jadi, untuk urusan surat menyurat, alamat kantor virtual tersebutlah yang digunakan oleh perusahaan. Meskipun demikian, apabila diperlukan, Anda tetap bisa menggunakan kantor tersebut untuk mengadakan rapat atau janji bertemu dengan klien.

Keuntungan Menggunakan Kantor Virtual

Menyewa virtual office akan memberikan banyak keuntungan bagi para pebisnis, seperti berikut ini.

a) Menghemat Anggaran

Jika dibandingkan dengan menyewa atau membangun kantor fisik biasa, menyewa kantor virtual tentu akan mampu menghemat anggaran dalam jumlah yang signifikan. Pasalnya, biaya yang perlu Anda keluarkan untuk menyewa kantor virtual cukup murah, yakni hanya ratusan ribu per bulan. Sementara ketika menyewa kantor fisik biasa, setiap bulan Anda tentu harus mengeluarkan biaya hingga jutaan rupiah.

b) Memudahkan Karyawan

Keberadaan kantor virtual akan memudahkan para karyawan. Jika dahulu para karyawan harus menempuh perjalanan hingga berjam-jam untuk mencapai tempat kerja, kini mereka tidak harus melakukannya. Dengan adanya kantor virtual, para karyawan dapat bekerja dari mana saja, tanpa harus berdandan rapi dan menerjang kemacetan setiap hari.

c) Bisnis Lebih Mudah Berkembang

Kantor virtual, umumnya terletak di daerah strategis, yakni di pusat bisnis. Ketika bergabung dengan kantor virtual, yang merupakan kantor bersama, Anda akan memiliki kesempatan untuk terhubung dengan berbagai perusahaan lain. Hal tersebut tentu bisa menjadi kesempatan bagi perusahaan Anda untuk bekerja sama dan mengembangkan jaringan agar bisa semakin dikenal luas oleh masyarakat.

5 Tips Sebelum Memilih Virtual Office supaya Tidak Rugi

Sebelum memilih kantor virtual, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan. Berikut beberapa tips memilih kantor virtual supaya Anda tidak rugi.

a) Pastikan Lokasinya Strategis

Membangun atau menyewa kantor di lokasi strategis, seperti di pusat bisnis ibu kota, tentu akan membutuhkan biaya besar. Namun, hal itu akan berbeda apabila yang dipilih adalah kantor virtual. Meskipun berada di pusat bisnis, kantor virtual tetap bisa Anda sewa dengan biaya terjangkau.

Ketika memutuskan untuk menyewa kantor virtual, pastikan bahwa kantor tersebut berada di lokasi yang strategis. Hal tersebut berguna untuk memudahkan Anda dan klien untuk melakukan pertemuan. Selain itu, keberadaan kantor di lokasi strategis juga dapat menaikkan citra perusahaan agar terlihat lebih bonafide di mata masyarakat. Dengan demikian, kesempatan untuk memajukan bisnis pun semakin terbuka lebar.

b) Pertimbangkan Fasilitas yang Ditawarkan

Saat memilih perusahaan penyedia jasa kantor virtual, Anda juga perlu mempertimbangkan beragam fasilitas yang ditawarkan. Kantor virtual yang bagus umumnya akan menyediakan fasilitas-fasilitas, seperti: layanan sambungan telepon (call forwarding), pusat panggilan (call center), resepsionis, akses internet, serta layanan surat-menyurat.

c) Perhatikan Syarat dan Ketentuan yang Diberikan

Anda harus selektif dalam memilih kantor virtual. Sebab, pemilihan kantor virtual yang tepat akan dapat memengaruhi pandangan klien terhadap kredibilitas perusahaan Anda.

Sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa perusahaan kantor virtual tertentu, cermati terlebih dahulu syarat dan ketentuan yang diberikan. Sebelum menyanggupi atau menandatangani surat kontrak penyewaan kantor tersebut, pastikan bahwa semua ketentuan, seperti penggunaan fasilitas dan layanan sudah jelas. Jangan sampai ketika proses penyewaan sudah berjalan, Anda masih akan dibebani beragam biaya tambahan yang belum disepakati sejak awal.

d) Pertimbangkan Harga yang Ditawarkan

Di setiap kota, kantor virtual ditawarkan dengan rentang harga yang bervariasi. Umumnya, harga sewa kantor virtual dipengaruhi oleh lokasi dan fasilitas yang ditawarkan.

Sebelum menyewa kantor virtual, Anda dapat membandingkan harga dan fasilitas yang ditawarkan dari satu kantor dengan kantor yang lain. Di kota-kota besar, kantor virtual disewakan dengan harga rata-rata sekitar Rp4—12 juta per tahun.

Jika terlalu murah, Anda tentu harus mencermati beragam fasilitas dan ketentuan yang diberikan. Bisa jadi, lokasinya memang sulit dijangkau atau fasilitas yang diberikan kurang lengkap.

e) Cek Langsung ke Lokasi

Kantor virtual yang Anda sewa akan menjadi alamat resmi perusahaan Anda. Ketika ada keperluan surat menyurat, rapat dengan karyawan, direksi, maupun klien, Anda dapat menggunakan kantor virtual tersebut. Namun tentu saja, sebelum menggunakannya, Anda harus mengatur jadwal atau memberikan konfirmasi kepada pengelola kantor tersebut.

Untuk mengetahui apakah kantor tersebut memang layak dan memberikan fasilitas memadai atau tidak, ada baiknya Anda berkunjung langsung ke sana. Jika memang kondisinya tidak sesuai yang diiklankan, Anda bisa segera beralih ke pilihan berikutnya. Namun jika kenyataannya sudah sesuai dengan yang Anda harapkan, tentu Anda bisa segera mengurus proses penyewaannya.

Tips Membangun Bisnis Startup

Keberadaan virtual office ternyata terbukti mampu meningkatkan pertumbuhan jumlah perusahaan baru (startup) di Indonesia. Dengan adanya kantor virtual, orang-orang yang ingin memulai bisnis bisa terbantu karena mereka tidak lagi harus menyiapkan biaya hingga ratusan juta rupiah.

Meskipun demikian, membangun perusahaan startup juga tetap harus membutuhkan persiapan yang matang, seperti beberapa hal berikut ini.

a) Tetapkan Ide dan Tujuan Bisnis Anda

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat akan membangun sebuah bisnis startup adalah menetapkan ide dan tujuan bisnis. Anda dapat memilih satu ide bisnis yang paling Anda minati atau yang paling sesuai dengan passion Anda. Misalnya, apabila menyukai bidang fesyen, Anda dapat memilih bisnis pakaian, seperti busana wanita atau pria.

Setelah itu, Anda dapat menentukan jenis produk secara spesifik yang ingin Anda geluti secara serius dalam jangka panjang. Dengan memilih ide bisnis yang sesuai dengan passion, Anda bisa fokus melakukan perencanaan dan langkah pengembangan bisnis, serta siap menghadapi segala risiko dan tantangan selama mengembangkan bisnis tersebut.

Selain menentukan ide bisnis yang tepat, Anda juga perlu menentukan tujuan bisnis Anda. Kira-kira, ke mana Anda akan membawa bisnis tersebut. Apakah hanya cukup melayani konsumen dalam negeri atau luar negeri? Berapa target penjualan yang ingin Anda capai? Dengan menetapkan tujuan bisnis di awal, itu berarti Anda sudah menyiapkan diri untuk menghadapi berbagai tantangan agar tujuan tersebut bisa tercapai.

b) Buatlah Perencanaan yang Matang

Ketika tujuan-tujuan bisnis sudah ditetapkan, hal yang harus Anda persiapkan berikutnya adalah perencanaan yang matang. Perencanaan tersebut berupa strategi-strategi konkret yang perlu Anda tempuh untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

Dalam menyusun rencana, Anda juga harus menetapkan tahap-tahap yang jelas yang dipahami oleh seluruh tim, serta tenggat waktu pencapaian. Dengan demikian, kemajuan perusahaan pun bisa terus terkontrol.

c) Bangun Tim yang Solid

Sebuah perusahaan akan sulit berkembang tanpa adanya tim yang solid. Ketika membangun sebuah bisnis startup, pastikan bahwa orang-orang yang Anda rekrut merupakan para pekerja keras yang mampu bekerja dengan baik dalam tim.

Untuk itu, di dalam mengembangkan bisnis, Anda juga perlu melakukan evaluasi secara berkala. Jika perlu, Anda bisa memberikan pelatihan atau sekadar pertemuan dengan para karyawan agar mereka bisa menjadi tim-tim yang solid, yang bisa diajak bergerak maju bersama-sama mengembangkan perusahaan.

d) Perluas Jaringan

Salah satu syarat agar suatu bisnis startup bisa berkembang adalah Anda perlu membangun suatu jaringan dan perlahan-lahan memperluasnya. Untuk memperluas jaringan perusahaan, pertama Anda dapat memperkenalkan produk perusahaan kepada orang-orang terdekat. Setelah produk tersebut diterima dan mendapatkan respons positif, Anda dapat memperluas target pasar hingga ke luar kota, provinsi, atau ke luar negeri.

Di samping memperluas jaringan konsumen, pebisnis juga perlu memperluas jaringan usaha dengan bekerja sama dengan para pebisnis lain. Dengan demikian, bisnis Anda akan semakin dikenal dan jumlah penjualan produk pun bisa terus ditingkatkan.

e) Terus Perbaiki Kualitas

Kualitas sebuah produk memang kerap menjadi penentu utama apakah suatu bisnis bisa bertahan lama atau tidak. Dengan memberikan produk berkualitas bagus, konsumen yang sudah senang dengan produk Anda akan tetap setia. Bahkan, mereka juga tidak akan segan-segan merekomendasikan produk Anda tersebut kepada orang lain atau teman-teman terdekatnya.

Untuk itu, ada baiknya setiap pebisnis mau menerima kritik dan saran dari para konsumennya. Apabila ada produk atau pelayanan yang perlu diperbaiki, maka mereka pun perlu melakukan evaluasi dan melakukan rencana tindakan untuk terus meningkatkan kualitas produk bisnisnya. Dengan demikian, bisnis rintisan (startup) yang dibangun bisa terus maju dan menjadi perusahaan besar yang sukses sesuai harapan dan tujuan perusahaan.

Cara Murah Memiliki Kantor Lengkap dengan Alamat Strategis

Ketika rencana membangun bisnis startup sudah cukup matang, hal yang perlu Anda persiapkan berikutnya adalah kantor atau alamat resmi kantor. Untuk itu, Anda tidak perlu khawatir karena kini sudah ada cara murah memiliki kantor lengkap dengan alamat strategis.

Caranya, tentu dengan menggunakan virtual office.

Sebagai alamat resmi, virtual office dapat Anda gunakan untuk mengurus Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Hal tersebut sesuai dengan Undang-undang Nomor 40 Tahun 2007 pasal 5 yang menyatakan bahwa kantor virtual boleh didaftarkan sebagai domisili usaha.

Untuk mengurus legalitas tempat usaha yang berupa SKDP, berikut beberapa langkah yang perlu Anda lakukan.

1. Mengurus Penyewaan Kantor Virtual

Sebelum mengajukan SKDP, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengurus penyewaan virtual office di perusahaan penyedia jasa virtual office yang kredibel. Perusahaan tersebut harus terdaftar sebagai perusahaan resmi serta mampu memberikan fasilitas yang memadai.

Setelah kantor virtual terpilih dan pembayaran biaya sewa sudah tuntas, Anda akan memperoleh surat keterangan bukti penyewaan kantor. Surat tersebut dapat Anda gunakan sebagai bekal mengurus SKDP.

2. Menyiapkan Surat Permohonan SKDP

Surat permohonan SKDP diajukan kepada Kepala Satuan Pelaksana Badan Pelayanan Satu Pintu Terpadu (Kasatlak BPSPT) yang berada di kelurahan. Surat permohonan tersebut berisi berbagai informasi mengenai perusahaan, seperti nama perusahaan, jenis badan usaha, jumlah karyawan, dan jenis produk, serta ditandatangani oleh direktur utama atau penanggung jawab perusahaan.

3. Membuat Surat Pernyataan

Saat mengajukan surat permohonan, pemohon juga harus mengajukan surat pernyataan. Surat tersebut berisi pernyataan mengenai kebenaran informasi pada seluruh dokumen yang disertakan dalam surat permohonan. Surat pernyataan ditandatangani oleh direktur utama di atas meterai.

4. Menyiapkan Akta Notaris

Saat mendirikan sebuah perusahaan, pemohon perlu meminta bantuan notaris agar bisa mendapatkan legalitas dari pemerintah melalui Kementrian Hukum dan HAM. Untuk itu, terlebih dahulu pemohon akan dibuatkan akta yang kemudian akan diajukan pengesahannya. Akta notaris tersebutlah yang perlu dipersiapkan untuk mengurus SKDP.

5. Menyiapkan Fotokopi Identitas Diri

Selain beragam dokumen yang berkaitan dengan perusahaan, untuk mengurus SKDP, pemohon juga harus menyertakan fotokopi identitas diri, yang meliputi KTP, KK, dan NPWP direktur perusahaan.

6. Surat Keterangan Penyewaan Gedung

Surat keterangan penyewaan gedung juga merupakan dokumen yang perlu dilampirkan dalam surat permohonan SKDP. Jika Anda menyewa virtual office sebagai tempat usaha, maka surat bukti sewa tersebutlah yang perlu Anda lampirkan.

Apabila seluruh dokumen sudah masuk ke PSPT, petugas akan segera mengecek kelengkapannya terlebih dahulu. Apabila dianggap layak, petugas akan melakukan pengecekan lapangan untuk memastikan apakah kantor yang digunakan benar-benar ada atau tidak. Apabila terbukti ada, maka SKDP pun bisa segera diterbitkan.

Mengapa Legalo Merupakan Virtual Office yang Sangat Tepat untuk Startup Anda?

Memilih kantor virtual sebagai domisili usaha memang tidak selalu mudah. Pasalnya, Anda perlu memastikan bahwa kantor tersebut memang memiliki fasilitas memadai dan berada di lokasi strategis sehingga mampu menjadikan bisnis lebih mudah berkembang.

Salah satu pilihan virtual office yang telah terbukti berkualitas karena mampu memberikan pelayanan unggulan adalah Legalo. Perusahaan penyedia jasa kantor virtual ini berdiri sejak tahun 2015 dan berlokasi di kawasan pusat bisnis di Jakarta Selatan.

Kantor virtual dari Legalo tentu sangat tepat jika digunakan sebagai alamat resmi domisili perusahaan Startup Anda. Berikut ini beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan saat memilih virtual office tersebut.

a) Lokasi Strategis

Salah satu keunggulan utama yang dimiliki oleh kantor virtual dari Legalo adalah lokasi kantor yang berada di kawasan strategis, pusat bisnis di Jakarta Selatan. Dengan lokasi yang sangat strategis tersebut, perusahaan Anda akan lebih mudah dikenali sehingga semakin besar kemungkinan perusahaan tersebut dikenal luas oleh masyarakat dan perusahaan-perusahaan lainnya.

b) Pengurusan SKDP Gratis

Sebagaimana uraian sebelumnya, pengurusan SKDP memang harus dilakukan melalui berbagai tahapan yang cukup panjang. Apabila diajukan secara mandiri, pengurusan tersebut tentu akan membutuhkan waktu hingga berhari-hari.

Akan tetapi, apabila memilih Legalo, Anda tidak perlu repot-repot lagi datang ke kelurahan untuk mengurusnya. Pasalnya, hanya dengan menyiapkan dokumen yang diperlukan, Legalo akan menguruskan kebutuhan legalitas domisili Anda ke kelurahan. Jadi, Anda tinggal melihat bahwa SKDP tersebut sudah jadi.

c) Fasilitas Call Forwarding

Sambungan panggilan (call forwarding) dilakukan untuk menghubungkan klien dengan pemilik atau pengurus perusahaan. Ketika ada klien yang menelepon melalui nomor telepon resmi kantor, resepsionis akan mengangkat telepon tersebut, kemudian menghubungkannya kepada Anda sebagai pengurus atau pemimpin perusahaan.

Dengan demikian, Anda tidak perlu datang ke kantor. Jadi, di mana pun berada, Anda tetap bisa terhubung dengan seluruh klien perusahaan Anda.

d) Terhubung dengan Jaringan Bisnis yang Luas

Legalo merupakan perusahaan yang sudah dikenal luas oleh banyak startup serta perusahaan-perusahaan besar di Indonesia. Dengan bergabung bersama Legalo, Anda akan berkesempatan terhubung dengan perusahaan-perusahaan lain sehingga perusahaan startup Anda bisa terus berkembang dan lebih sukses dari sekarang.

e) Akses Internet Cepat

Saat menggunakan kantor virtual Legalo untuk keperluan rapat, Anda akan memperoleh fasilitas akses internet dengan kecepatan tinggi. Fasilitas tersebut dapat dinikmati oleh seluruh pengguna ruangan. Dengan begitu, kegiatan yang Anda selenggarakan pun bisa berjalan dengan lancar.

f) Kapasitas Ruang Rapat Cukup Besar

Kantor virtual Legalo memiliki beberapa ruang dengan beragam ukuran. Selain untuk rapat dan pertemuan dengan klien, Anda juga dapat menggunakannya untuk kebutuhan seminar. Bahkan jika diperlukan, pihak pengelola juga dapat menyediakan beragam perlengkapan yang Anda perlukan untuk menunjang acara.

g) Gratis Fotokopi dan Scan

Sebagaimana kantor pada umumnya, virtual office dari Legalo juga menyediakan fasilitas fotokopi dan scan. Ketika mengadakan acara di kantor tersebut, Anda dapat menggunakan fasilitas mesin fotokopi dan scan yang tersedia secara gratis. Namun tentu saja, yang bisa Anda scan dan fotokopi tersebut haruslah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan keperluan perusahaan.

h) Gratis Teh dan Kopi

Selain fasilitas fotokopi dan scan, di kantor virtual Legalo juga tersedia kopi dan teh yang bisa Anda nikmati secara gratis. Bahkan ketika harus mengadakan rapat dengan para karyawan, mereka pun diperbolehkan menikmati teh dan kopi sesuka hati. Tentu saja, hal tersebut sangat menguntungkan karena pengunjung tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan lagi.

i) Gratis Penggunaan LCD Proyektor

Penggunaan LCD Proyektor di kantor virtual dari Legalo juga tidak akan dikenakan biaya. Ketika mengadakan rapat atau harus menggelar presentasi di depan klien, Anda diperbolehkan menggunakan LCD yang tersedia tanpa tambahan biaya.

j) Layanan Resepsionis

Di kantor virtual, Legalo juga menyediakan resepsionis yang bertugas menerima surat dan telepon. Ketika ada telepon dari klien, resepsionis harus akan menyambungkan telepon tersebut kepada pengurus perusahaan.

k) Layanan Sekretaris dan Penerjemah

Apabila diperlukan, Legalo juga dapat menyediakan layanan sekretaris dan penerjemah. Terkadang, Anda mungkin akan menghadapi klien dari luar negeri dari negara yang bahasanya belum Anda mengerti. Untuk itu, Legalo sudah menyediakan para penerjemah untuk memudahkan komunikasi Anda dengan klien.

l) Layanan IT, Pajak, dan Konsultasi Perusahaan

Beragam layanan lain yang bisa Anda nikmati saat menggunakan Legalo, yaitu layanan IT, pajak, dan konsultasi agar perusahaan startup Anda bisa terus berkembang.

m) Transparansi Biaya

Satu hal yang paling menyenangkan ketika menyewa kantor virtual di Legalo adalah adanya transparansi biaya. Jadi, ketika menggunakan beragam fasilitas untuk keperluan rapat, seminar, atau pertemuan dengan klien, Anda tidak akan dikenai biaya tambahan secara tiba-tiba karena semua biaya akan disampaikan secara jelas sejak awal.
Virtual office dapat mempermudah bisnis startup lebih cepat berkembang. Terlebih jika virtual office yang Anda pilih sudah terbukti berkualitas dan memiliki jaringan luas.
Semoga sukses.

Baca juga:  Virtual Office, Tren Terbaru untuk Sewa Kantor di Gedung Perkantoran Elit

Anda membutuhkan sebuah layanan Virtual Office di Jakarta Selatan ? LEGALO menawarkan layanan penuh, dimana selain jasa Virtual Office yang diberikan, LEGALO juga memberikan pelatihan, lokakarya (workshop) dan ruangan rapat yang selalu dalam keadaan rapih sehingga Anda dimanjakan dengan harga yang sesuai dan jasa lainnya yang dapat mendukung dan/atau membuat bisnis Anda tumbuh lebih cepat lagi.

Hubungi kami sekarang juga di 021 8067 4900  atau di 0822-2311-1550