Mau Pilih Vendor? Ini Cara Cek Legalitasnya Agar Aman
“Jangan asal pilih vendor murah! Pahami panduan cara cek legalitas vendor, kesesuaian KBLI OSS, hingga wewenang tanda tangan kontrak.”
Jangan hanya menilai vendor dari harga murah dan portofolio yang rapi. Pastikan legalitas, kesesuaian izin usaha, dan kewenangan direksinya valid agar bisnis Anda tidak ikut terseret masalah hukum.
Dalam operasional bisnis, mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga (vendor) adalah langkah efisiensi yang lumrah. Namun, memilih vendor tidak cukup hanya dengan membandingkan penawaran harga (quotation) atau profil perusahaannya.
Semakin besar nilai transaksi dan semakin sensitif akses data yang Anda berikan, semakin tinggi pula risiko hukumnya. Sebelum Anda menggoreskan pena di atas surat perjanjian kerja sama, Anda wajib melakukan proses cek legalitas vendor melalui 4 indikator krusial berikut ini.
Periksa Identitas dan Status Badan Usaha Vendor
Apabila vendor berbentuk PT, periksa nama dan status badan hukumnya serta pastikan data perusahaan sesuai dengan dokumen resmi perusahaan. Informasi tersebut penting karena pihak yang menandatangani perjanjian harus memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan.
Selain itu, periksa juga dokumen pendirian dan perubahan anggaran dasar apabila diperlukan. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa nama perusahaan, susunan pengurus, serta pihak yang bertindak atas nama perusahaan sesuai dengan kondisi hukumnya.
Periksa NIB, Izin Perusahaan, dan KBLI yang Tepat
NIB merupakan identitas resmi pelaku usaha untuk memulai atau menjalankan kegiatan usaha di Indonesia. Dalam Perizinan Berusaha Berbasis Risiko (PBBR), tingkat risiko kegiatan usaha menentukan perizinan dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh pelaku usaha.
Namun, memiliki NIB saja belum tentu berarti vendor sudah memiliki seluruh izin yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan usahanya. Hal yang tidak kalah penting adalah memeriksa KBLI yang tercantum dalam data usaha vendor dan memastikan KBLI tersebut sesuai dengan kegiatan yang benar-benar dijalankan.
KBLI berfungsi untuk mengklasifikasikan kegiatan usaha. Karena itu, apabila vendor menawarkan jasa atau produk tertentu tetapi kegiatan tersebut tidak tercermin dalam KBLI yang dimilikinya, maka perlu dilakukan pemeriksaan lebih lanjut terhadap kesesuaian kegiatan usaha dan perizinannya.
Jadi yang diperiksa bukan hanya “apakah vendor memiliki izin?” namun juga “apakah izin yang dimiliki memang tepat untuk kegiatan yang dilakukan?”
Baca juga: Awas Ditolak OSS! Aturan KBLI 2025 Resmi Berlaku 15 Juni
Pastikan Kegiatan Vendor Sesuai dengan Perizinannya
Anda juga perlu melihat apakah kegiatan yang akan dilakukan dalam kerja sama memang termasuk dalam ruang lingkup kegiatan usaha vendor.
Misalnya, Anda menggunakan vendor untuk menyediakan jasa tertentu yang memiliki persyaratan khusus. Jika jasa yang ditawarkan tidak sesuai dengan kegiatan usaha dan perizinan yang dimiliki vendor, maka kerja sama tersebut berpotensi menimbulkan persoalan kepatuhan.
Baca juga: Legal Checklist yang Wajib untuk Pelaku Usaha UMKM, Izin Dasar yang Wajib Dipenuhi
Periksa Kewenangan Pihak yang Menandatangani Perjanjian
Vendor yang legal belum tentu berarti orang yang menandatangani kontrak memiliki kewenangan untuk mewakilinya. Karena itu, periksa siapa pihak yang akan menandatangani perjanjian dan dalam kapasitas apa ia bertindak.
Apabila yang menandatangani bukan pihak yang secara langsung memiliki kewenangan, pastikan terdapat dasar kewenangan yang jelas, misalnya surat kuasa.
Memilih vendor merupakan bagian dari pengelolaan risiko bisnis. Vendor yang tidak memiliki izin yang sesuai atau tidak memiliki kewenangan untuk menjalankan kegiatan tertentu dapat menimbulkan konsekuensi bagi perusahaan yang bekerja sama dengannya.
Karena itu sebelum menandatangani kontrak, lakukan pemeriksaan setidaknya terhadap status badan usaha, NIB, KBLI yang sesuai, perizinan sektoral, kewenangan penandatanganan, dan sebagainya.
Tim konsultan hukum korporasi dari Legalo siap mengamankan transaksi bisnis Anda. Kami melayani proses investigasi Legal Due Diligence (LDD) terhadap calon mitra/vendor Anda, audit kesesuaian izin OSS, hingga perancangan dan review draft kontrak kerja sama bisnis (Drafting Contract).
Jangan Tunggu Vendor Gagal Bayar atau Wanprestasi! Konsultasikan Pemeriksaan Legalitas Mitra Bisnis Anda Bersama Legalo Sekarang.
Author: Andrea Tiorein