Seri Representative Office(1); Mengenal Lebih Dalam KPPA

Representative Office atau Kantor Perwakilan di Indonesia terdiri dari 4 macam, yaitu: (1) Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA); (2) Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A); (3) Kantor Perwakilan Badan Usaha Jasa Konstruksi Asing (BUJKA); dan (4) Kantor Perwakilan Perusahaan Asing Minyak dan Gas Bumi (KPPA Migas). Dari keempat kantor perwakilan tersebut, KPPA merupakan bentuk kantor perwakilan yang lebih umum.

Kantor Perwakilan Perusahaan Asing (KPPA) adalah kantor yang didirikan oleh perusahaan asing atau gabungan perusahaan asing di negara lain sebagai perwakilannya di Indonesia, yang bertujuan untuk mengurus kepentingan perusahaan afiliasinya dan untuk mempersiapkan pendirian dan pengembangan usaha perusahaan Penanaman Modal Asing (PT PMA). KPPA yang didirikan melakukan penelitian pasar hingga penilaian apakah produk perusahaannya dapat dan cocok dipasarkan di Indonesia. Setelah yakin bahwa produknya dapat diterima dan berkembang di Indonesia, maka perusahaan asing terkait dapat mendirikan PT PMA tersebut. 

Dalam kegiatannya, KPPA hanya dibatasi sebagai pengawas, penghubung, koordinator dan pengurus kepentingan perusahaan atau perusahaan-perusahaan afiliasinya. KPPA dilarang untuk mencari penghasilan dari sumber di Indonesia, melaksanakan kegiatan atau melakukan perikatan/transaksi penjualan dan pembelian barang atau jasa dengan perusahaan atau perorangan di Indonesia, dan ikut serta dalam pengelolaan suatu perusahaan, anak perusahaan atau cabang perusahaan yang berada di Indonesia. Jadi, KPPA hanya dapat mengurus kepentingan perusahaannya tanpa diperbolehkan melakukan kegiatan yang bersifat ekonomis.

KPPA harus berlokasi di ibukota provinsi dan beralamat di gedung perkantoran yang telah tersedia. Selain itu, pengelola KPPA juga harus bertempat tinggal di Indonesia. Untuk melaksanakan kegiatannya, KPPA wajib memiliki Izin KPPA. Permohonan Izin KPPA diajukan secara online melalui Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik (SPIPISE) dengan persyaratan sebagai berikut:

• Fotokopi anggaran dasar (article of association) dari perusahaan asing yang akan membuka kantor perwakilan, dalam bahasa Inggris atau terjemahannya dalam bahasa Indonesia dari penterjemah tersumpah;
• Surat penunjukan (letter of appointment) dari perusahaan asing yang akan membuka kantor perwakilan kepada pihak yang ditunjuk sebagai Chief of Representative Office dengan diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Surat pernyataan (letter of statement) dari Chief of Representative Office yang menyatakan kesediaan untuk tinggal dan hanya bekerja sebagai Chief of Representative Office, tanpa melakukan kegiatan bisnis lainnya di Indonesia diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Surat keterangan (letter of reference) dari KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Bukti diri Chief of Representative Office:
• Jika perorangan WNA melampirkan fotokopi paspor yang masih berlaku yang mencantumkan dengan jelas nama dan tanda tangan pemilik paspor;
• Jika perorangan WNI melampirkan fotokopi KTP yang masih berlaku;
• Surat kuasa asli bermaterai cukup dan stempel perusahaan, jika permohonan tidak disampaikan langsung oleh Chief of Representative Office.

Permohonan Izin KPPA diterbitkan paling lama 5 hari kerja sejak diterimanya permohonan yang lengkap dan benar. Izin KPPA nantinya diterbitkan dalam bentuk sertifikat dengan tanda tangan digital dalam format pdf dan dilengkapi dengan lembar pengesahan. Setelah mendapatkan Izin KPPA, jika terdapat perubahan ketentuan meliputi perubahan nama perusahaan, perubahan pimpinan kantor perwakilan, perpindahan lokasi kantor ke provinsi lain, atau perubahan jumlah tenaga kerja asing yang dipergunakan, maka KPPA yang bersangkutan wajib mengajukan  izin perubahan ketentuan KPPA dengan persyaratan seperti di atas dan ditambah dengan:

• Izin KPPA yang dimiliki;
• Laporan KPPA; dan
• Dokumen pendukung perubahan.

Jangka waktu izin yang diberikan untuk kegiatan KPPA adalah 3 tahun dan dapat diperpanjang sampai dengan 2 tahun. Setelah jangka waktu 5 tahun tersebut, KPPA dapat melakukan perpanjangan waktu kembali, dengan syarat kegiatan KPPA harus berbeda dengan kegiatan yang dijalankan sebelumnya. Namun, Izin KPPA dapat menjadi tidak berlaku jika izin tersebut dicabut karena KPPA tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh pemerintah atau jika KPPA ditutup atau dibubarkan atas permintaan sendiri.