Seri Representative Office(2); Mengenal Lebih Dalam KP3A

Salah satu bentuk kantor perwakilan asing yang terdapat di Indonesia adalah Kantor Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (KP3A) yang wajib memiliki Surat Izin Usaha Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (SIUP3A) untuk melaksanakan kegiatannya di Indonesia.

KP3A merupakan kantor yang dipimpin oleh perorangan WNI atau WNA yang ditunjuk oleh perusahaan asing atau gabungan perusahaan asing di luar negeri sebagai perwakilannya di Indonesia. Tujuan dalam mendirikan kantor perwakilan pada dasarnya hanyalah bersifat promosi, untuk melaksanakan survey, melakukan penelitian pasar, hingga penilaian apakah produk perusahaannya dapat dan cocok dipasarkan di Indonesia. KP3A dapat berbentuk agen penjualan (selling agent) atau agen pabrik (manufactures agent) atau agen pembelian (buying agent).

KP3A dapat dibuka di ibu kota provinsi dan kabupaten/kota di seluruh wilayah Republik Indonesia. Dalam melaksanakan kegiatannya, KP3A dilarang melakukan kegiatan perdagangan dan transaksi penjualan, baik dari tingkat permulaan sampai dengan penyelesaiannya seperti mengajukan tender, menandatangani kontrak, menyelesaikan klaim dan sejenisnya.

Untuk melaksanakan kegiatannya di Indonesia, KP3A wajib memiliki Surat Izin Usaha Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing (SIUP3A), yang terdiri atas:

1. Surat Persetujuan Sementara Penunjukan Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing, yang berlaku paling lama 2 bulan sejak tanggal diterbitkan. Adapun dokumen persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan permohonan Surat Persetujuan Sementara Penunjukan Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing adalah:
1. Surat Penunjukan (Letter of Appointment)yang dibuat oleh direksi dari principal company, menunjuk orang yang akan menjadi kepala perwakilan (Chief of Representative Office) dan mencantumkan dengan jelas masa berlakunya serta diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
2. Surat Permohonan (Letter of Intent)berisi tentang kegiatan kantor perwakilan di Indonesia dan tidak boleh melakukan kegiatan perdagangan serta transaksi penjualan yang diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
3. Surat Pernyataan (Letter of Statement)yang dibuat oleh kepala perwakilan (Chief of Representative Office) yang ditunjuk yang isinya menyatakan bahwa tinggal di Indonesia dan hanya bekerja di kantor perwakilan tanpa bekerja di tempat lain serta diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
4. Surat Keterangan (Letter of Reference)dari KBRI/Atase Perdagangan setempat;
5. Kepala kantor perwakilan (Chief of Representative Office) melampirkan:
• curiculum vitae/riwayat hidup dan ijazah;
• jika WNA, paspor;
• jika WNI, KTP yang masih berlaku dan NPWP; dan
• ijazah terakhir;
6. Rencana kerja perwakilan;
7. Surat kuasa asli bermeterai cukup dan stempel perusahaan, bila pengurusan tidak dilakukan secara langsung oleh Chief of Representative Office dengan dilengkapi dokumen penerimakuasa.
2. SIUP3A Baru Kantor Pusat, yang berlaku paling lama 1 tahun sejak tanggal diterbitkan. Adapun dokumen persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan permohonan SIUP3A Baru Kantor Pusat adalah sama seperti pengajuan permohonan Surat Persetujuan Sementara Penunjukan Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing, ditambah dengan:
1. Surat kuasa dalam rangka permohonan SIUP3A Baru Kantor Pusat bila pengajuan permohonan tidak dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan;
2. Surat Persetujuan Sementara Penunjukan Perwakilan Perusahaan Perdagangan Asing;
3. Surat Keterangan domisili dari Kelurahan setempat atau surat keterangan ruang kantor dari pengelola Gedung;
4. Pas Photo ukuran 4 X 6 cm sebanyak 2 lembar (berwarna).

Setelah memiliki SIUP3A Baru Kantor Pusat, KP3A dapat membuka kantor cabang di ibu kota provinsi dan kabupaten/kota lainnya di Indonesia, dengan kepala kantor cabang yang berbeda dengan kepala KP3A kantor pusat.

3. SIUP3A Baru Kantor Cabang, yang berlaku paling lama 3 tahun kecuali ditentukan lain dalam surat penunjukan. Adapun dokumen persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan permohonan SIUP3A Baru Kantor Cabang adalah sama seperti pengajuan permohonan surat persetujuan sementara penunjukan perwakilan perusahaan perdagangan asing, ditambah dengan:
1. Surat kuasa dalam rangka permohonan SIUP3A Baru Kantor Cabang bila pengajuan permohonan tidak dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan;
2. SIUP3A Baru Kantor Pusat;
3. Surat Keterangan domisili dari Kelurahan setempat atau surat keterangan ruang kantor dari pengelola Gedung untuk Kantor Cabang;
4. Pas Photo ukuran 4 X 6 cm sebanyak 2 lembar (berwarna) Kepala Kantor Perwakilan Kantor Cabang.
4. SIUP3A Perpanjangan, yang berlaku paling lama 3 tahun kecuali ditentukan lain dalam surat penunjukan. Adapun dokumen persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan permohonan SIUP3A Perpanjangan adalah sama seperti pengajuan permohonan surat persetujuan sementara penunjukan perwakilan perusahaan perdagangan asing, ditambah dengan:
1. Surat kuasa dalam rangka permohoan SIUP3A Perpanjangan bila pengajuan permohonan tidak dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan;
2. copy IMTA untuk WNA;
3. Salinan TDP;
4. Laporan Realisasi Kegiatan P3A;
5. Surat Pernyataan jumlah TKA/TKI (1:3) dan copy KTP + Slip gaji tenaga kerja yang ada;
6. Pas Photo ukuran 4 X 6 cm sebanyak 2 lembar (berwarna).
5. SIUP3A Perubahan. jika terdapat perubahan ketentuan meliputi perubahan kepala kantor perwakilan, perpindahan alamat kantor ke provinsi lain di Indonesia, perubahan nama perusahaan luar negeri yang menunjuk, perubahan alamat kantor pusat principal atau perubahan jumlah tenaga kerja, maka KP3A yang bersangkutan wajib mengajukan Izin SIUP3A Perubahan dengan persyaratan seperti seperti pengajuan permohonan surat persetujuan sementara penunjukan perwakilan perusahaan perdagangan asing, ditambah dengan:
1. Izin SIUP3A yang dimiliki;
2. Laporan Realisasi Kegiatan SIUP3A;
3. Surat kuasa dalam rangka permohonan SIUP3A Perubahan bila pengajuan permohonan tidak dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan;
4. Apabila perubahan kepala kantor perwakilan:
• Surat Penunjukan (Letter of Appointment) kepala kantor yang baru diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Surat Permohonan (Letter of Intent) kepala kantor yang baru diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Surat Pernyataan (Letter of Statement) kepala kantor diketahui KBRI/Atase Perdagangan setempat;
• Surat Keterangan (Letter of Reference) dari KBRI/Atase Perdagangan setempat.
5. Apabila perubahan alamat kantor perwakilan di Indonesia:
• Surat keterangan domisili;
• Perjanjian sewa menyewa;
• Dokumen pendukung lainnya.
6. Apabila perubahan nama perusahaan luar negeri yang menunjuk: certificate change of name atau sejenisnya.
7. Apabila perubahan alamat kantor pusat principal: surat tentang alamat kantor pusat principal atau sejenisnya.
8. Apabila perubahan tenaga kerja, cukup dilaporkan didalam laporan SIUP3A.

Permohonan SIUP3A di atas diajukan secara online melalui Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik (SPIPISE). Permohonan SIUP3A diterbitkan paling lama 5 hari kerja sejak diterimanya permohonan yang lengkap dan benar. SIUP3A nantinya diterbitkan dalam bentuk sertifikat dengan tanda tangan digital dalam format pdf dan dilengkapi dengan lembar pengesahan.