Ingin Mendirikan Usaha dengan Virtual Office? Pahami Ketentuan Ini!

Ingin Mendirikan Usaha dengan Virtual Office? Pahami Ketentuan Ini!

Virtual Office atau kantor virtual adalah layanan yang dapat digunakan sebagai pengganti alamat kantor fisik. Dimana pemilik bisnis dapat menyewa Virtual Office sebagai alternatif untuk alamat kantor resmi tanpa memiliki kantor fisik.

Virtual Office biasanya berbentuk deretan ruangan yang berjajar satu sama lain. Masing-masing ruangan biasanya disewa oleh perusahaan atau pemilik bisnis sebagai kantornya. Segala aktivitas bisnis dan kreatif dari perusahaan bisa dilakukan di sini termasuk aktivitas surat menyurat.

Penyewa Virtual Office bisa menggunakan alamat bangunan untuk alamat perusahaan mereka. Jika aktivitas surat-menyurat terjadi, pihak penyewa akan mendistribusikan surat sesuai dengan nama bisnis yang tertera.

Tren penggunaan Virtual Office di Indonesia khususnya kota Jakarta semakin meningkat seiring dengan berjalannya waktu. Para pemilik startup yang belum mampu memiliki kantor sendiri bisa menggunakan Virtual Office sebagai kantor pusat. Di sini, berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan layaknya kantor yang dimiliki perusahaan besar. Saat ini banyak perusahaan yang mulai memanfaatkan dan menggunakan Virtual Office. Dimana, Virtual Office ini bisa jadi salah satu solusi bagi pebisnis yang baru mulai merintis bisnisnya dan belum memiliki modal yang cukup untuk menyewa kantor.

Pengaturan Virtual Office ini adalah akibat daripada adanya Perda DKI Jakarta No. 1/2014 tentang Zonasi yang disahkan oleh Gubernur Joko Widodo. Mengapa dilakukan zonasi? Dalam Perda tersebut membahas tentang tujuan untuk mengendalikan pemanfaatan ruang, sehingga pembangunan dalam skala besar maupun kecil dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, sehingga kualitas ruang terjaga keberlanjutannya untuk kesejahteraan masyarakat dan kelestarian lingkungan.

Dengan demikian, maka Pemerintah DKI Jakarta dapat mengatur fungsi-fungsi ruang agar tetap teratur. Misalnya, bila daerah tersebut adalah wilayah industri. Maka, kegiatan industri hanya diizinkan berada di wilayah tersebut dan dilarang untuk mengadakan kegiatan industri di luar wilayahnya.

Pengaturan secara khusus tentang Virtual Office sendiri lebih lanjut diatur di tahun 2016 melalui SE PTSP DKI Jakarta No. 6/2016. Pengaturan tersebut lahir akibat dari adanya Peraturan Daerah DKI Jakarta No. 1 tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi atau yang disebut sebagai Perda Zonasi.  

Surat Edaran ini secara khusus mengatur perizinan (syarat dan ketentuan) bagi virtual office. Di dalamnya tertera kriteria yang harus dipatuhi oleh jasa Virtual Office, salah satu diantaranya badan usaha/perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau lokasi non-permanen tersebut tidak diperbolehkan mengubah fungsi rumah tinggal, tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir.

Dengan ketentuan tersebut, maka sejak tahun 2016 sudah diperbolehkan penggunaan Virtual Office di Jakarta. Namun, sebelum mendirikan usaha dengan Virtual Office, perlu diketahui bahwa tidak semua jenis perusahan dapat didirikan dengan Virtual Office, ada sedikit pengecualian dalam penggunaan Virtual Office. Berikut adalah jenis kegiatan usaha beserta KBLI yang cocok untuk menggunakan Virtual Office, yaitu Startup, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Ahensi dan juga jasa konsultasi.

Jenis kegiatan usaha tersebut diperbolehkan oleh pemerintah karena telah memenuhi kriteria ketentuan usaha yang ada didalam SE PTSP DKI Jakarta Nomor 6 Tahun 2016 kriteria ketentuan usaha yang dapat didirikan dengan Virtual Office sebagai berikut:

• Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
• Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir;
• Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
• Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
• Tidak mengganggu ketertiban lingkungan

Lalu apa saja keuntungan dan kerugian menggunakan Virtual Office?

Keberadaan Virtual Office selain membantu para pelaku usaha baik perusahaan startup, UKM, maupun perseorangan (khususnya bagi pekerja remote atau freelancer yang profesional) untuk memiliki domisili usaha yang lebih dapat dipercaya (bonafide). Virtual Office juga memberikan berbagai kemudahan lain, yaitu:

1. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk sewa gedung perkantoran. Hal ini jelas sangatlah menghemat biaya operasional usaha.
2. Karyawan dapat bekerja dengan lebih fleksibel dan tidak diharuskan datang ke kantor.
3. Branding usaha akan tetap baik karena alamat kantor dikelola oleh jasa virtual office secara resmi.
4. Tidak perlu mengeluarkan cost untuk barang-barang kantor, seperti meja, kursi, rak, dan lain sebagainya.

Virtual Office yang terus berkembang di Indonesia ini ternyata memiliki beberapa kekurangan, kekurangan Virtual Office antara lain:

1. Perusahaan tidak memiliki aset apa pun. Misal untuk perusahan yang menggunakan jasa Virtual Office, barang-barang dan fasilitas yang ada di ruangan dimana dalam penggunaanya terbatas sesuai dengan jangka waktu sewa. Akan tetapi barang dan fasilitas tersebut dimiliki oleh penyedia layanan sewa Virtual Office. Maka mereka tidak akan memiliki aset tersebut. Berbeda dengan perusahaan yang tidak menggunakan layanan Virtual Office yang telah memiliki aset sendiri seperti tanah dan bangunan beserta barang dan fasilitasnya.
2. Kurangnya interaksi antara karyawan dan pemilik usaha. Sebab dalam hal ini semuanya bekerja secara remote. Interaksi yang biasanya dilakukan hanya melalui telepon, chat atau video conference call untuk melakukan meeting.
3. Kesulitan apabila ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survey tempat usaha.

Gimana sudah mulai tertarik untuk memiliki Virtual Office untuk mengembangkan bisnis Anda? Yuk hubungi LEGALO sekarang juga!