Legalkah Virtual Office untuk Dijadikan Domisili Usaha?

“Legalo – Legalkah Virtual Office untuk Dijadikan Domisili Usaha?
Tidak memiliki lokasi usaha yang legal adalah salah satu kendala para pebisnis yang berusaha mengembangkan bisnisnya. Mulai dari penuhnya tempat untuk melakukan usaha, arus jalanan yang tidak bersahabat untuk ke kantor, hingga biaya sewa lokasi yang tidak murah, menjadi alasan pengusaha kesulitan untuk memiliki lokasi usaha. Virtual Office menjadi jawaban dari segala kegundahan mengenai lokasi usaha.”

Sekilas Tentang Virtual Office

Virtual office atau Kantor Virtual dapat digambarkan sebagai sebuah tempat (gedung) yang digunakan bersama-sama oleh beberapa perusahaan sekaligus. Apa bedanya dengan co-working space atau kantor bersama? Tentunya perbedaan tersebut terlihat sangat jelas, Kantor bersama atau co-working space memiliki ruang fisik yang dapat digunakan untuk melakukan aktivitas pekerjaan, sementara virtual office sendiri tidak memiliki ruang fisik.

Lalu gimana caranya bekerja? Moderninasi menuntut kita untuk lebih berkembang dan kreatif, pemanfaatan teknologi harus sangat di maksimalkan. Dengan virtual office, kerja tidak harus di kantor. Bisa juga di rumah, di mobil, di cafe, ataupun di tempat kumpul bersama kolega.

Pada dasarnya, keberadaan virtual office ini membantu para pelaku usaha baik perusahaan startup, UKM, maupun perseorangan (terutama bagi pekerja remote atau freelancer yang profesional) memiliki domisili usaha yang lebih bonafide. Seperti contoh, sebuah perusahaan A yang tengah berkembang dengan cukup pesat berkantor pusat di kawasan yang memakan waktu sekitar 2 jam dari pusat kota dengan kantor fisiknya berupa rumah tinggal. Bila mencantumkan alamat ini, tentu kesan profesional yang diberikan pada klien menjadi berkurang, bukan?

Maka dari itu, dengan menyewa sebuah virtual office yang terletak di pusat-pusat strategis dan kawasan bisnis, pemilik perusahaan A dapat mencantumkan alamat kantornya sesuai dengan alamat virtual office tersebut. Di samping menyewakan alamat, berbagai fasilitas pendukung kegiatan bisnis juga tersedia. Sarana yang tersedia pun beragam tergantung dari masing-masing virtual office, tetapi umumnya mencakup ruang pertemuan, resepsionis, mesin-mesin perkantoran (printer, mesin fotokopi, scanner, dan sebagainya), koneksi internet, dan lain-lain.

Bisakah Sewa Virtual Office untuk Pembuatan Domisili Usaha?

Keberadaan virtual office cukup menguntungkan karena mereka dapat meminimalisasi biaya untuk keperluan domisili perusahaan sehingga dapat mengalokasikan dana untuk keperluan yang lebih mendesak lainnya, mengingat umumnya pelaku bisnis yang baru merintis usaha yang menggunakan jasa ini.

Di kawasan DKI Jakarta, virtual office sempat dilarang pada awal 2015 silam. Pemerintah setempat mengeluarkan larangan yang tertuang dalam Surat Edaran Kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) Jakarta Nomor 41/SE/Tahun 2015 tanggal 2 November 2015 tentang Surat Keterangan Domisili Badan Usaha yang Berkantor Virtual.

Larangan tersebut disayangkan oleh banyak pihak. Pasalnya, keberadaan virtual office dianggap sangat membantu pertumbuhan ekonomi melalui aktivitas para startup dan UKM. Namun, larangan tersebut tidak bertahan lama sebab di tahun 2016, BPTSP kembali mengeluarkan Surat Edaran Nomor 06/SE/2016 Tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office dengan isi sebagai berikut.

Untuk mendukung penciptaan iklim usaha yang kondusif di Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, serta dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan terpadu satu pintu, disampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Surat Keterangan Domisili perusahaan / badan usaha / perusahaan perorangan berkantor virtual (virtual office) dan izin usaha lanjutannya (misalnya izin usaha perdagangan dan jasa) dapat diberikan kepada pelaku usaha pengguna virtual office yang merupakan:

1. Badan Usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi aktivitas usaha yang sesuai dengan zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen yang sah misalnya SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha tersebut.

   atau

2. Badan usaha / perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau di lokasi non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik lainnya yang tidak menetap) yang memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
2. Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir;
3. Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
4. Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
5. Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Badan usaha/perusahaan perorangan tersebut harus melampirkan dokumen resmi atas nama dua orang penanggung jawab; jika merupakan badan usaha diwakili oleh dua orang anggota direksi, jika merupakan perusahaan perorangan diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin:

• KTP (salah satu direksi / pemilik usaha harus memiliki KTP DKI Jakarta);
• Kartu Keluarga;
• NPWP Perorangan;
• Data rekening dan Surat Rekomendasi dari bank;
• Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria tersebut di atas.

2. Di dalam surat keterangan domisili dan izin lanjutannya harus dicantumkan alamat virtual office dan alamat kegiatan/aktivitas nyata usaha (baik kantor maupun rumah tinggal).

3. Masa berlaku Surat Keterangan Domisili yang berkantor virtual berlaku sesuai dengan masa jangka waktu sewa virtual office dengan minimal selama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku.

4. Masa berlaku Izin Usaha yang berkantor virtual adalah 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku.

Aturan ini senada dengan pendapat dan didukung oleh beberapa tokoh berpengaruh. Sandiaga Uno yang kala itu masih menjabat sebagai Wakil Ketua Umum Kamar Dagang dan Industri (Kadin) di tahun 2016 juga menyiratkan bahwa keberadaan virtual office sangat menguntungkan bagi para perintis startup dan UKM yang belum memiliki dana besar.

Perlu digarisbawahi, ini adalah dasar hukum yang secara spesifik memperbolehkan menggunakan alamat virtual office untuk membuat nama PT di kawasan DKI Jakarta. Hal ini pun tidak lepas dari kebijakan zonasi setempat yang sudah lebih dulu ada. Adapun aturan mengenai aturan serupa di tiap-tiap daerah diatur sebagaimana Peraturan Daerah setempat.

Kendati aturan lebih lanjut mengenai penggunaan alamat virtual office sebagai alamat sebuah perusahaan diatur oleh tiap Perda, Fetnayeti selaku Direktur Bina Usaha Perdagangan, Kementerian Perdagangan (Kemendag) menyatakan bahwa sah apabila pelaku usaha UKM maupun startup menggunakan layanan virtual office.

Dapatkah Mengurus Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan Virtual Office?

Beberapa usaha seperti Industri, Konstruksi, Pariwisata dan Kegiatan usaha lainnya diluar perdagangan dan jasa umum tidak dapat menggunakan virtual office sebagai domisili usaha. Namun melihat dari cakupan SIUP sebagai izin dari kegiatan yang berkaitan dengan perdagangan dan jasa umum, virtual office dapat digunakan. Kecuali memang kegiatan perdagangan itu bersifat eceran dan memerlukan toko fisik untuk melakukan kegiatan usahanya. Sebagai contoh, perdagangan eceran sayuran, perdagangan eceran alat elektronik, jasa persewaan kendaraan, dan beberapa usaha lainnya.

Untuk pengajuan permohonan SIUP dapat dilakukan di Dinas Perdagangan setempat. Untuk usaha dengan skala kecil pengajuan SIUP dapat dilakukan di Dinas Perdagangan tingkat Kecamatan, untuk usaha sekala menengah dilakukan di PTSP tingkat kota/kabupaten maupun kecamatan tergantung apabila mereka menggunakan virtual office atau tidak. Sementara bagi usaha dengan skala besar, pengajuan SIUP dilakukan di Dinas Perdagangan tingkat provinsi.

Dapatkah Melakukan Pengajuan Pengusaha Kena Pajak (PKP) dengan Virtual Office?

PKP adalah salah satu syarat mutlak yang dimiliki oleh setiap pengusaha untuk melakukan pelaporan penghasilannya yang dikenai wajib pajak. Perusahaan yang dikenai wajib pajak ini dapat berupa perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi (barang) maupun jasa. Adapun hal yang menjadi wajib atau tidaknya sebuah perusahaan dikenai kewajiban ini adalah berdasarkan laba bersih yang diperoleh dalam satu tahun kerja.

Bagi perusahaan yang menggunakan virtual office sebagai domisli perusahaan, maka pengajuan PKP tidak dapat dilakukan.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

Ada cukup banyak alasan mengapa virtual office menjadi pilihan paling tepat bagi para pelaku usaha yang sedang merintis menuju kemapanan. Di samping soal budget, fasilitas ini juga bahkan mampu meningkatkan produktivitas pekerja dan kredibilitas perusahaan.

• Biaya sewa lebih murah

“Benarkah virtual office lebih murah dari sewa kantor?” Pertanyaan ini paling sering diajukan dan memiliki jawaban yang sangat mudah: ya. Ingat, virtual office berada di pusat-pusat paling strategis untuk bisnis.

Untuk di Jakarta sendiri, menyewa kantor di titik terbaik untuk bisnis dapat memakan harga mulai puluhan hingga ratusan juta rupiah setiap tahunnya. Sementara itu, biaya sewa virtual office jauh lebih murah mulai dari enam digit angka dalam nominal rupiah sesuai dengan paket dan fasilitas yang dipilih.

• Alokasi anggaran lebih efektif

Efektivitas budget sewa kantor dengan virtual office akan memberi dampak bagi kondisi finansial perusahaan. Pemangkasan nominal yang cukup besar dibandingkan menyewa kantor sendiri dapat dialokasikan untuk kebutuhan lain yang lebih mendesak, misal biaya marketing atau operasional lain perusahaan.

Kebutuhan untuk keperluan administrasi pun dapat terakomodasi melalui virtual office. Beragam fasilitas penunjang seperti komputer, mesin fotokopi, printer, scanner, proyektor, perlengkapan untuk video conference dan presentasi, dan sebagainya tersedia. Bila ingin bertemu dengan klien pun, ruang pertemuan  yang nyaman dengan berbagai ukuran sesuai kapasitas juga lengkap tersedia.

• Fleksibilitas waktu dan tempat bekerja

Keuntungan menjadi seorang entrepreneur adalah memiliki fleksibilitas tempat dan waktu bekerja tanpa harus terikat aturan nine to five. Terutama jika kegiatan usaha dilakukan di rumah, bekerja tentu menjadi lebih nyaman. Kemudahan teknologi menjadi fasilitas yang mengakomodasi dengan para klien di mana pun berada.

Barulah ketika harus melakukan sebuah pertemuan yang bersifat formal misalnya, ruangan di dalam virtual office dapat dimanfaatkan selain kebutuhan alamat untuk korespondensi. Dengan demikian, bekerja tetap dapat dilakukan secara fleksibel dan nyaman tanpa meninggalkan kesan profesional.

• Meningkatkan produktivitas pekerja

Berkaitan dengan fleksibilitas yang dimiliki, menggunakan virtual office secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Tanpa aturan kantor konvensional yang kaku didukung akomodasi teknologi yang canggih, kreativitas dan rasa nyaman pekerja akan turut terpengaruh. Hasilnya, tingkat produktivitas akan naik.

Jika harus ngantor di virtual office pun tidak setiap hari—hanya pada kegiatan-kegiatan tertentu yang umumnya bersifat urgent. Dengan demikian, pertemuan yang dilakukan di virtual office pun tidak akan tidak memberi hasil apa-apa sehingga waktu yang dihabiskan di tempat tersebut pastilah produktif.

• Berganti suasana kantor lebih mudah

Salah satu kelebihan dari sistem sewa adalah kemudahan untuk berpindah dari satu tempat ke tempat lain tanpa merasa terbebani dengan aset yang sudah terlanjur dimiliki. Pun demikian dengan menggunakan virtual office. Dengan variasi jangka sewa mulai hitungan bulan hingga tahun, berpindah dari sebuah virtual office satu ke yang lainnya setelah masa sewa  selesai untuk berganti suasana bukanlah sebuah kendala.

Hal ini juga termasuk berganti suasana dari tempat aktivitas asli seperti rumah. Jika bosan bekerja di rumah, penyewa dapat menikmati atmosfer ruang kerja yang berbeda tetapi tidak kalah nyaman. Berbagai perlengkapan dan fasilitas penunjang pun telah tersedia, sehingga tidak perlu khawatir dengan pekerjaan yang akan terbengkalai.

• Menghemat waktu dan ongkos

Hingga kini, virtual office di Indonesia memang masih berada di kawasan kota-kota besar yang relatif macet. Dengan memiiki virtual office, bekerja tidak perlu lagi harus berangkat pagi-pagi dan pulang lebih petang untuk menghindari kepadatan jalanan. Ada lebih banyak waktu yang dapat dialokasikan untuk melakukan kegiatan produktif lainnya dari tempat usaha sebenarnya.

Di samping itu, berbagai ongkos juga dapat dipangkas. Selain ongkos transportasi, urusan listrik dan air pun tidak perlu lagi menjadi hal yang perlu dipusingkan. Maintenance mesin-mesin perkantoran di virtual office pun tidak akan dijadikan sebagai tambahan beban biaya sewa yang telah disepakati.

• Meningkatkan kredibilitas perusahaan

Bagaimanapun, branding adalah hal yang sangat berpengaruh dalam sebuah perusahaan dengan orientasi profit. Selain produk atau jasa yang dihasilkan, lokasi dari sebuah perusahaan pun menjadi faktor yang cukup memengaruhi kredibilitas.

Dengan menyewa sebuah virtual office, pelaku usaha dapat memiliki alamat kantor di bilangan prestisius sekalipun kegiatan sehari-harinya dilakukan di rumah, kafe, atau tempat-tempat lainnya. Alamat ini pun sah dituliskan di dalam business card maupun identitas perusahaan lainnya. Seperti yang disebutkan sebelumnya (merujuk pada Perda), hal ini bukanlah sebuah kegiatan melanggar hukum. Maka dari itu, virtual office adalah alternatif yang tepat untuk meningkatkan kredibilitas dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Persyaratan apa yang harus disediakan untuk menggunakan virtual office?

Untuk menghindari penyalahgunaan virtual office sebagai perusahaan fiktif yang merugikan, ada beberapa hal yang harus dipenuhi agar dapat menggunakan kantor ini.

1. Berupa perusahaan berbadan hukum atau perusahaan perorangan yang dibuktikan dengan dokumen sah. Bagi perusahaan berbadan hukum dapat melampirkan SKDBU, sementara perusahaan perorangan dapat menunjukkan KTP setempat (seperti contoh bila ingin menyewa virtual office di Jakarta maka KTP pendiri setidaknya satu orang adalah berkedudukan di wilayah DKI Bila tidak, besar kemungkinan pengurusan akan sulit dilakukan) dan dapat menunjukkan alamat lokasi usaha riil.
2. Surat rekomendasi dari bank dan rekening aktif. Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memperkuat posisi perusahaan dan menjaga pengusaha untuk tetap bertanggung jawab menjalani bisnis yang dilakoni.
3. Melampirkan NPWP.

Tiga persyaratan di atas adalah persyaratan umum yang akan dibutuhkan saat seseorang atau sebuah perusahaan akan menggunakan layanan virtual office. Namun boleh jadi ada beberapa dokumen lain yang akan diminta sesuai dengan kebijakan masing-masing penyedia layanan virtual office untuk menjamin kerjasama yang dijalankan.

Langkah-Langkah Menyewa Virtual Office

Setelah persyaratan dilengkapi, lantas bagaimana langkah-langkah menyewa sebuah virtual office?

Prosedur untuk menyewa virtual office sama sekali tidak susah. Setelah melengkapi berkas-berkas yang dibutuhkan, maka langkah selanjutnya adalah dengan menemui pihak penyedia layanan virtual office untuk negosiasi dan kesepakatan. Masing-masing virtual office memiliki beragam paket yang berbeda sesuai dengan fasilitas kebutuhan. Di samping itu, beberapa virtual office juga membantu pengurusan Surat Keterangan Domisili dan beberapa berkas administrasi lainnya.

Perlu diingat, untuk Surat Keterangan Domisili yang diperlukan sebagai syarat usaha, maka SKD virtual office berlaku paling lama 1 (satu) tahun. Bilamana usaha tetap diteruskan di lokasi yang sama di tahun berikutnya, maka perlu dilakukan perpanjangan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

Siapa yang cocok menggunakan virtual office?

Sebenarnya tidak ada batasan tentang usaha apa yang boleh dilakukan di virtual office. Namun secara umum, usaha berbasis teknologi dan industri kreatif yang banyak menggunakan layanan ini.

• Startup digital

Penggiat startup biasanya tidak memiliki banyak modal besar di awal, terutama untuk menyewa sebuah gedung. Secara aset pun sebetulnya tidak terlalu banyak sebab utamanya menggunakan komputer desktop maupun portable.

Maka dari itu, virtual office menjadi alternatif yang tepat bagi pelaku startup digital untuk merintis usaha secara profesional. Dengan ruang kerja yang minimalis, nyaman, dan dilengkapi fasilitas pendukung, bekerja dapat lebih kondusif. Yang terpenting, keberadaan alamat di lokasi prestisius akan menjadi nilai tambah tersendiri sekaligus meningkatkan kepercayaan calon klien maupun mitra kerja.

• Desain

Pekerjaan di bidang desain semakin hari semakin menjanjikan. Yang mengasyikkan, kesempatan bekerja ‘lebih bebas’ di bidang ini juga terbuka luas. Dengan keberadaan internet dan teknologi penunjang, bekerja dapat dilakukan seolah tanpa batas waktu dan ruang.

Di masa sekarang, para desainer dapat melakukan pekerjaan dari klien yang berada di tempat jauh—bahkan luar negeri sekalipun. Bekerja dengan sistem remote maupun freelancing seperti ini menjadi kesempatan yang baik untuk meningkatkan profit sekalipun tidak memerlukan modal terlalu besar. Menyelesaikan rancangan dapat diselesaikan di mana saja—rumah, kedai kopi, atau pantai sekalipun—dan bertemu dengan klien secara profesional dapat dilakukan di virtual office. Menarik, bukan?

• Konsultan

Meski bukan profesi yang baru, tetapi citra konsultan menjadi semakin marak selama beberapa tahun terakhir. Tanpa harus terikat menjadi bagian dari perusahaan tertentu, seorang konsultan dapat bekerja di mana saja dan kapan saja.

Konsultan yang dimaksud pun beragam, mulai dari konsultan IT hingga konstruksi sekalipun. Tanpa harus membutuhkan ruang yang terlalu lapang, space yang tersedia di virtual office cukup menjadi tempat bekerja yang nyaman dan profesional.

• Bisnis Produk

Tidak hanya pekerjaan yang bersifat hi-tech dan digital yang dapat menggunakan layanan virtual office. Seorang pengusaha UKM pun misalnya, dapat memanfaatkan solusi ini.

Virtual office memang tidak akan menjadi lahan untuk produksi, tetapi kantor ini dapat menjadi kantor pusat yang mengurus beragam aktivitas administratif. Korespondensi pun dilakukan melalui alamat ini. Dengan alamat yang lebih prestisius, pelanggan pun akan lebih percaya dan meningkatkan citra di pasaran.

Legalitas virtual office sebagai domisili usaha adalah salah satu langkah pemerintah untuk mendukung kelahiran startup dan UKM  yang semakin banyak memberi banyak manfaat bagi pelaku startup maupun UKM yang tengah merintis. Dengan kemudahan ini, mereka dapat melakukan akselerasi bisnis secara paralel baik dari sisi kualitas maupun citra yang dibentuk. Dengan segala akomodasi ini, kantor menggunakan virtual office, kenapa tidak?

Baca juga:

1. 8 Hal yang Harus Diketahui Sebelum Memulai Bekerja di Coworking Space atau Virtual Office
2. Virtual Office, Tren Terbaru untuk Sewa Kantor di Gedung Perkantoran Elit
3. Inilah 3 Brand Virtual Office Terbaik di Jakarta Selatan

Anda membutuhkan sebuah layanan Virtual Office di Jakarta Selatan ? LEGALO menawarkan layanan penuh, dimana selain jasa Virtual Office yang diberikan, LEGALO juga memberikan pelatihan, lokakarya (workshop) dan ruangan rapat yang selalu dalam keadaan rapih sehingga Anda dimanjakan dengan harga yang sesuai dan jasa lainnya yang dapat mendukung dan/atau membuat bisnis Anda tumbuh lebih cepat lagi.

Hubungi kami sekarang juga di 021 8067 4900  atau di +62 8595 9533 365